Teilgesellschaften
Teilgesellschaften werden im VAT@GTC zum einen genutzt, wenn eine Gesellschaft aus mehreren Buchungskreisen besteht und somit sich die Meldung einer Gesellschaft aus mehreren Buchungskreisen speist. Zum anderen werden Teilgesellschaften auch dazu genutzt, eine kumulierte zusammenfassende Meldung zu erstellen.
Die Gesellschaft, die abgebildet werden soll, wird als Organträger, oder im Falle einer Organgesellschaft als Zwischenorganträger angelegt. Diese Gesellschaft wird auch Teilgesellschaftsmutter genannt. Die einzelnen Buchungskreise werden alle als eine eigene Teilgesellschaft angelegt, mit der TG-Mutter als übergeordnete Gesellschaft. Hierbei muss beachtet werden, dass eine TG-Mutter keine eigenen Werte anlegen, importieren oder anpassen kann. Sie dient lediglich zur Kumulierung der TGs. Daher müssen stets alle Buchungskreise als TGs angelegt werden. Dies bedeutet ebenfalls, das alle Anpassungen, Änderungen, Übernahmen und auch Korrekturen je über die TGs laufen.
Meldung der Teilgesellschaften (VA und ZM)
Für Teilgesellschaften gibt es im Großteil die gleichen Konfigurationsoptionen, wie für normale Organgesellschaften. Daher unterscheidet sich auch die Erstellung der Meldung in den TGs nicht von den normalen OGs. Sie kann über SAP-Reports befüllt werden, rein manuell, oder manuell mit hinterlegtem Steuerkennzeichen Mapping. Anschließend kann die Meldung in den TGs wie bekannt abgestimmt und abgeschlossen werden. Der Review hingegen kann erst in der TG-Mutter stattfinden.
Kumulierung in der TG-Mutter (VA, JE und ZM)
Bei der Kumulierung in der TG-Mutter unterscheidet sich der Prozess das erste mal vom Standard-Prozess. In der TG-Mutter gibt es anstelle des Import-Dialogs einen Dialog Teilgesellschaften:
In diesem Dialog befindet sich eine Übersicht über alle Teilgesellschaften und ihren Status in der aktuellen Periode. Rot bedeutet in diesem Fall, dass diese Meldung noch nicht begonnen wurde. Gelb bedeutet, dass die Meldung schon begonnen, aber noch nicht abgeschlossen wurde. Erst wenn alle Teilgesellschaften abgeschlossen wurden, kann die Übernahme in die TG-Mutter erfolgen. Ist die Übernahme erfolgt, dann gibt es einen Zeitstempel der letzten Datenübernahme:
Abschluss der Meldung der TG-Mutter (VA, JE und ZM)
Anschließend kann die Meldung der TG-Mutter begutachtet und geschlossen werden. Falls an dieser Stelle noch Fehler auffallen, kann die Teilgesellschaft, die angepasst werden, erneut geöffnet werden. In der TG-Mutter können keine Anpassungen getätigt werden.
Wenn eine Teilgesellschaft eine Meldung abgeschlossen hat, diese Werte aber noch nicht übernommen wurden, dann gibt es in der Meldung der TG-Mutter eine Warnung, dass eine Datenübernahme noch aussteht.
Geschlossen werden kann die Meldung in der TG-Mutter zudem nur, wenn alle Teilgesellschaften abgeschlossen sind. Diese beiden Funktionen dienen zur Vermeidung von Fehlern und vergessenen Datenübernahmen.
Wenn die Meldung abgeschlossen wurde, muss dies im Dialog Meldung Organkreis erneut durchgeführt werden. Dies hat rein technische Hintergründe.
Review und Versendung (VA, JE und ZM)
Anschließend geht die Meldung ihren weiteren normalen Weg durch einen eventuellen Review (der TG-Mutter), eine eventuelle Kumulierung in einen Organträger und schlussendlich zur Versendung der Meldung.
Korrektur einer TG-Meldung (VA, JE und ZM)
Wenn in der TG-Mutter nach Versendung der Meldung ein Fehler entdeckt wird und eine Korrektur erstellt werden soll, muss die Korrektur in der Jahresübersicht über die TG-Mutter geöffnet werden:
Dadurch wird der Status der Meldung der TG-Mutter wieder auf offen gesetzt, der Status der Meldungen der TGs auf geschlossen. Anschließend kann die Meldung der fehlerhaften Teilgesellschaft geöffnet und bearbeitet werden. Auch in der Korrektur werden keine Anpassungen direkt in der TG-Mutter gemacht.
Übernahme in die Jahreserklärung
Auch die Datenübernahme der Voranmeldungen in die Jahreserklärungen läuft über die Teilgesellschaften. In der TG-Mutter können die Daten nicht in die Jahreserklärung übernommen werden. Wenn die Meldungen der Teilgesellschaften in der Jahreserklärungen abgeschlossen wurden, können diese in die TG-Mutter kumuliert werden. Der Melde-Prozess nach der Übernahme in die Jahreserklärung unterscheidet sich nicht vom Prozess aus den Voranmeldungen.
Companie subdivisions are used in VAT@GTC if a company consists of several company codes and therefore the return of a company is fed by several company codes. Companies subdivisions are also used to create a cumulative ESL.
The company that is to be modeled is created as the representative group member, or in the case of a VAT group member, as a consolidated VAT group member. This company is also called the company subdivision parent. The individual company codes are all created as a separate company subdivision, with the company subdivision parent as the parent company. Note that a company subdivision parent cannot create, import or adjust its own values. It is only used to cumulate the CSs. Therefore, all company codes must always be created as CSs. This also means that all adjustments, changes, transfers, and corrections are carried out via the CSs.
Declaration of the company subdivisions (preliminary VAT return and ESL)
For the most part, the same configuration options are available for company subdivisions as for normal VAT group members. Therefore the creation of the report in the CSs does not differ from the normal VAT group members. It can be filled using SAP reports, either fully manually or manually with the tax code Mapping defined. The declaration can then be reconciled and completed in the CSs as usual. The review, on the other hand, can only take place in the parent of the CS.
Cumulation in the CS parent (preliminary VAT return, annual declaration and ESL)
When cumulating in the CS parent, the process differs from the standard process for the first time. In the CS parent company, there is a dialogue called Company subdivisions instead of the import dialogue:
This dialogue provides an overview of all company subdivisions and their status in the current period. Red in this case means that this declaration has not yet been started. Yellow means that the declaration has already been started, but not yet completed. Only when all company subdivisions have been completed the transfer to the CS parent company can take place. Once the transfer has been completed, there is a time stamp of the last data transfer:
Completion of the CS parent declaration (preliminary return, annual declaration and ESL)
The CS parent's declaration can then be assessed and closed. If errors still occur at this point, the company subdivision that is being adjusted can be reopened. No adjustments can be made in the CS parent.
If a company subdivision has completed a declaration, but these values have not yet been transferred, the CS parent's declaration contains a warning that a data transfer is still pending.
Furthermore, the declaration in the CS parent can only be closed if all company subdivisions have been closed. These two functions are used to avoid errors and forgotten data transfers.
If the declaration has been closed, you must do this again in the dialogue VAT group return. This is purely for technical reasons.
Review and sending (preliminary return, annual declaration and ESL)
The declaration then continues its normal route through a possible review (of the CS parent), a possible accumulation in an representative VAT group member and finally the sending of the declaration.
Correction of a CS declaration (preliminary return, annual declaration and ESL)
If an error is detected in the CS parent after the declaration has been sent and a correction is to be created, the correction must be opened in the year overview via the CS parent:
This sets the status of the CS parent's declaration back to open, the status of the CSs' declarations back to closed. The declaration of the faulty company subdivision can then be opened and edited. No adjustments are made directly in the CS parent in the correction either.
Transfer to the annual declaration
The data transfer of preliminary declarations to the annual declarations is also carried out by the company subdivisions. In the CS parent the data cannot be transferred to the annual declaration. If the declarations of the company subdivisions have been completed in the annual declaration, they can be cumulated in the TG parent company. The reporting process after the transfer to the annual declaration does not differ from the process from the preliminary declarations.