Monatsübersicht
Der Dialog [Monatsübersicht] ist eine tabellarische Übersicht über die Meldungsfortschritte der jeweiligen Gesellschaften analog zum Dialog [Status]. Der Unterschied ist, dass in diesem Dialog eine Übersicht über mehrere Gesellschaften gegeben wird. Dabei sind entweder alle Gesellschaften des aktuellen Organkreises zu sehen, oder eine Übersicht über alle Standalones. In einem Organkreis wird die aktuelle Muttergesellschaft immer doppelt angezeigt, einmal in fettgedruckt stellvertretend für die gesamte Organkreismeldung und einmal für die eigene Einzelmeldung. Zu sehen sind dabei immer nur die Gesellschaften, die den jeweiligen Benutzern zugewiesen wurden.
Die Monatsübersicht aus der Sicht des Organträgers zeigt nur die zweite Ebene der Gesellschaften eines Organkreises an. Soll die dritte Ebene angezeigt werden, so erfolgt dies über die jeweiligen Zwischenorganträger. Durch betätigen der [Pfeilfunktion] des Zwischenorganträgers wird der Dialog [Status] der Gesellschaft aufgerufen. Im Dialog [Monatsübersicht] des Zwischenorganträgers werden die untergeordneten Gesellschaften angezeigt.
Eine andere Variante der Ansicht ist die Auswahl in der Dropdownliste [Gesellschaft]. Dort kann jede Gesellschaft, welche in der Periode in den Stammdaten vorhanden ist, ausgewählt werden. Ausgeschlossen sind Teilgesellschaften.
Im Dialog [Monatsübersicht] werden die Teilgesellschaften nicht angezeigt. Diese werden im Dialog [Teilgesellschaften] der jeweiligen Mutter-Gesellschaft ersichtlich.
Übersicht
In diesem Abschnitt werden alle Spalten, die in der Tabelle der Monatsübersicht zu finden sind, ausführlich erklärt.
Fälligkeit
Wenn im Dialog [Stammdaten → Gesellschaften → Meldefristen] eine Fälligkeit der Meldung eingetragen wird, wird diese hier angezeigt.
Import (V00, V10, RFBILA)
In diesen Spalten wird je über ein Symbol dargestellt, ob der jeweilige Report importiert wurde. Wenn die Maus über dieses Symbol gehalten wird, erscheint ein Text, der dieses Symbol erklärt. Es gibt folgende Möglichkeiten:
- Kein Eintrag: Für die Organkreismeldungen erfolgt keinerlei Import, daher wird dort kein Symbol angezeigt
- Grauer Meilenstein mit X : Die Gesellschaft ist als importierend konfiguriert und ein Import dieses Reports ist bisher nicht erfolgt, oder war bisher nicht erfolgreich.
- Grauer Meilenstein: Die Meldung dieser Gesellschaft wird manuell erstellt, daher ist ein Import nicht notwendig.
- Grüner Meilenstein mit Haken: Der Report wurde erfolgreich importiert.
Abstimmungen
Diese Spalte stellt den Status der Abstimmungen dieser Gesellschaft dar. Wenn die Maus über dieses Symbol gehalten wird, erscheint ein Text, der dieses Symbol erklärt. Es gibt folgende Möglichkeiten:
- Kein Symbol: Die Abstimmungen wurden in dieser Gesellschaft nicht durchgeführt. Entweder, es sind keine Abstimmungen konfiguriert, oder die Abstimmungen stehen noch aus.
- Roter Meilenstein mit X: Die Abstimmungen wurden durchgeführt, aber mindestens eine Abstimmung ist noch fehlerhaft. Hier werden noch Korrekturen der Abstimmungen und damit eventuell der Meldung ausstehen.
- Grüner Meilenstein mit Haken: Alle Abstimmungen waren erfolgreich. Dieser Status wird auch gesetzt, wenn die Abstimmungen erst nach Anpassungen erfolgreich waren.
Meldung
Dieser Meilenstein sagt etwas über den grundsätzlichen Status der Meldung aus. Die Zahl im Meilenstein sagt aus, in der wievielten Korrektur sich die Meldung befindet. Eine 0 steht dabei für die ursprüngliche Meldung. Je nach Farbe kann durch einen Klick auf den Meilenstein zudem eine Aktion durchgeführt werden. Die Farben der Meilensteine haben die folgende Bedeutung:
| Farbe des Meilensteins | Bedeutung | Funktion |
|---|---|---|
| Grau | Die Bearbeitung der Meldung wurde noch nicht begonnen | Mit einem Klick diesen Meilenstein kann die Meldung geschlossen werden. Der Meilenstein wird dann grün. Dies ist jedoch nur in Ausnahmefällen durchzuführen, da dann für diese Gesellschaft eine 0-Meldung abgegeben wird. |
| Gelb | Meldung ist in Bearbeitung | Mit einem Klick auf diesen Meilenstein kann die Meldung geschlossen werden. Der Meilenstein wird dann grün. Dies ist jedoch nur in Ausnahmefällen durchzuführen, da beim Schließen an dieser Stelle einige Regeln ignoriert werden. Zum Beispiel müssen die Abstimmungen nicht durchgeführt worden sein. |
| Grün | Meldung ist geschlossen | Mit einem Klick auf diesen Meilenstein kann die Meldung wieder geöffnet werden. Der Meilenstein wird dann gelb. Dies ist zum Beispiel durchzuführen, wenn beim Review einer Meldung noch Unstimmigkeiten aufgefallen sind. |
| Grün-Blau | Datei zur Versendung der Meldung wurde erstellt. Dieser Meilenstein findet insbesondere in solchen Ländern Anwendung, in denen der direkte Versand an das jeweilige Finanzamt nicht möglich ist, aber eine Datei für den Upload in ein Portal erzeugt wird. Dieser Status wird mit dem Download dieser Datei gesetzt. Nach dem Upload der Datei beim Finanzamt kann im Dialog Meldung versenden der Status auf versendet gesetzt werden. | Mit einem Klick auf diesen Meilenstein kann die Meldung wieder zurück auf geschlossen gesetzt werden. Der Meilenstein wird dann grün. Dies ist vor allem dann durchzuführen, wenn nach dem Download der Versanddatei noch Unstimmigkeiten auffallen. |
| Blau-Rot mit Ausrufezeichen | Fehler bei Versendung. Dieser Meilenstein tritt dann auf, wenn es bei der Versendung technische Probleme gab. Dies kann verschiedene Ursachen haben. | Mit einem Klick auf diesen Meilenstein kann die Meldung wieder zurück auf geschlossen gesetzt werden. Der Meilenstein wird dann grün. Um diese Funktion zu haben, muss die eigens dafür vorgesehene Berechtigung VAT: Reset Send Error - Edit vorhanden sein. |
| Blau | Meldung wurde versendet | Eine direkte Aktion ist bei diesem Meilenstein nicht möglich. |
| Lila | Umsatzsteuerlast wurde beglichen und Rechnungsbeleg hochgeladen. Dieser Status kann unter [Einstellungen → Länder] freigeschaltet werden. Wenn der Status benutzt werden soll, kann im Dialog Meldung versenden der Status bezahlt gesetzt werden. | Eine direkte Aktion ist bei diesem Meilenstein nicht möglich. |
Praxishinweis
Wenn eine Gesellschaft nicht monatlich meldet und ihre Meldung manuell erstellt wird, dann wird im Meilenstein der Gesellschaft in Perioden, die nicht die Meldeperiode sind, ein grauer Meilenstein ohne Ziffer abgebildet.
Meldezeitraum
In dieser Spalte wird der Meldezeitraum angegeben. Mögliche Meldezeiträume sind:
- Monatlich
- 2-Monatlich
- Quartalsweise
- 4-Monatlich
- 6-Monatlich
- Jährlich
Praxishinweis
Die Meldezeiträume 2-Monatlich, 4-Monatlich und 6-Monatlich sind mit der Version 21.16 hinzugekommen. Die verfügbaren Meldezeiträume können im Dialog [Einstellungen → Länder] pro Land konfiguriert werden. Standardmäßig sind die Zeiträume Monatlich, Quartalsweise und Jährlich konfiguriert.
Letzte Statusänderung
Dieser Eintrag stellt dar, von welchem Benutzer zu welchem Zeitpunkt das letzte mal der Status der Gesellschaft verändert hat. Dies bezieht sich auf den Meilenstein in der Spalte Meldung.
Review
Der Review kann in zwei verschiedenen Ausprägungen in den Ländereinstellungen konfiguriert werden:
- Review vor Versendung: Dieser Review kann nur durchgeführt oder zurückgenommen werden, wenn der Status der Meldung auf geschlossen steht. Wenn der Review vor Versendung konfiguriert ist, muss der Review durchgeführt sein, damit die Meldung versendet werden kann. Wenn die Meldung wieder geöffnet wird, wird der Review ebenfalls rückgängig gemacht.
- Review nach Versendung: In diesem Fall wird die Review durchgeführt, nachdem die Meldung versendet wurde.
Dieses Feature dient im Rahmen der Umsatzsteuer-Compliance zur Umsetzung des Vier-Augen-Prinzips. Die beiden Review-Varianten können sowohl kumulativ als auch alternativ angewendet werden. Daher ist es auch möglich, zwei verschiedene Review-Rollen an verschiedene Benutzer zu vergeben, so dass ein Benutzer den Review vor Versendung durchführen kann, während ein anderer Benutzer den Review nach Versendung ausführt. Auf diese Weise ist grundsätzlich auch möglich, ein Sechs-Augen-Prinzip zu implementieren. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit im Länderdialog ein sog. hartes Vier-Augen-Prinzip einzustellen. Durch diese Einstellung wird sichergestellt, dass der Benutzer, der die Meldung geschlossen hat, keinen Review vornehmen kann. Korrespondierend kann der Benutzer, der den Review durchgeführt hat, die Meldung nicht schließen.
Je nach dieser Konfigurierung werden entsprechende Spalten in der Monatsübersicht eingeblendet. Pro Review Variante gibt es dabei 2 Spalten:
- Review (Vor/Nach Versendung): In dieser Spalte kann der Review der Meldung als bestätigt markiert werden, oder bei bereits gesetztem Haken wieder zurückgenommen werden.
- Letzte Status Änderung Review: In dieser Spalte wird der Benutzer und der Zeitpunkt der letzten Änderung des Review Status protokolliert. Dies beinhaltet sowohl die Bestätigung, als auch die Rücknahme des Review.
Praxishinweis
Allgemeine Funktionen
In der Funktionsleiste können drei allgemeine Funktionen ausgeführt werden, die auf alle Gesellschaften der aktuellen Übersicht Anwendung finden.
Abstimmungen durchführen
In der Monatsübersicht gibt es die Möglichkeit, für alle angezeigten Gesellschaften die Abstimmungen durchzuführen. Dabei muss beachtet werden, dass es gewisse Voraussetzungen zum Durchführen der Abstimmungen gibt, die in diesem Dialog nicht geprüft werden können. Daher kann es trotz des Buttons dazu kommen, dass die Abstimmungen nicht in jeder Gesellschaft durchgeführt wird. Gründe dafür können unter anderem sein:
- Es ist noch kein Import durchgeführt worden. Es können nur Gesellschaften, die die entsprechenden Reports hochgeladen haben, abgestimmt werden. In diesem Fall werden die Abstimmungen als fehlerhaft angezeigt.
- Die Abstimmung 9 ist konfiguriert, aber die Zusammenfassende Meldung ist noch nicht geschlossen. Das Ergebnis der Abstimmung 9 könnte dadurch verfälscht sein, daher kann die Abstimmung nicht durchgeführt werden.
- Die Gesellschaft ist bereits geschlossen. Abstimmungen können nur für Meldungen mit dem Status in Bearbeitung durchgeführt werden.
Meldungen abschließen
Über diese Funktionen können alle angezeigten Meldungen geschlossen werden. An dieser Stelle werden beim Schließen der Meldungen einige Regeln ignoriert. Zum Beispiel müssen die Abstimmungen nicht durchgeführt sein. Daher sollte diese Funktion nur in absoluten Ausnahmefällen verwendet werden, zum Beispiel wenn eine Frist in Gefahr ist.
Meldungen öffnen
Sofern die jeweilige Meldung noch nicht an das Finanzamt versendet wurde, können die Meldungen über [Meldung öffnen] erneut geöffnet werden.