Der Periodenimport bietet die Möglichkeit Stammdaten- und Bewegungsdaten aus einer anderen GTC-Periode ganz oder teilweise zu importieren.

Voraussetzungen

Der Periodenimport steht zur Verfügung, wenn das entsprechende Customizing durch AMANA aktiviert wurde. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei um eine kostenpflichtige Zusatzfunktion handelt. Bei Interesse setzen Sie sich gerne mit der AMANA Hotline in Verbindung.

Um einen Periodenimport anstoßen zu können, benötigen Sie die Berechtigung "Master Data: Period Import - Execute". Anschließend finden Sie den Importdialog im Bereich "Stammdaten / Perioden / Periodenimport".

Import durchführen

Schritt 1

Im ersten Schritt wählen Sie die Exportdatei aus, die später importiert werden soll. Sofern der Export mit einem Passwort gesichert wurde, muss dieses ebenfalls angegeben werden.

Nach einem Klick auf die Schaltfläche "Datei einlesen" wird die Exportdatei eingelesen und die Daten werden analysiert. Es erfolgt an dieser Stelle noch kein Import.

Schritt 2

Sofern bei der Analyse der Daten Fehler festgestellt wurden, wird dies über entsprechende Meldungen mitgeteilt. Konnte die Analyse erfolgreich durchgeführt werden, werden die eingelesenen Daten zur Kontrolle im Bereich "Informationen aus der Datei" angezeigt.

Im Bereich "Parameter für den Import" kann der durchzuführende Import anschließend noch weiter angepasst werden. Die verfügbaren Optionen sind im Folgenden beschrieben.

Parameter	Kurzbeschreibung
Zielperiode	Auswahlliste: Periode, in die importiert werden soll
Gleiche Datenbankversion	Checkbox: Aktiv: Damit der Import durchgeführt werden kann, muss die Datenbankversion in der Exportdatei gleich der Datenbankversion im Importsystem sein. Nicht aktiv: Der Import wird auch durchgeführt, wenn sich die GTC-Versionen unterscheiden. Unter Umständen kann dies, wenn die GTC-Versionen stark voneinander abweichen, zu Fehlermeldungen im Import führen.
Periode überschreiben	Checkbox: Aktiv: Wenn in der Exportdatei eine komplette Periode vorhanden ist und die Zielperiode komplett überschrieben werden soll, kann diese Checkbox aktiviert werden. Alle nachfolgenden Checkboxen sind dann nicht mehr auswählbar. Nicht aktiv: Die nachfolgenden Checkboxen sind auswählbar und können individuell ausgesteuert werden. Zusätzlich werden aus dem Importdatei alle aktiven Länder und Reporting Dimensionen geladen und wie folgt verarbeitet: Wenn die Daten im Zielsystem bereits als aktive Daten vorhanden sind, werden sie nicht durch den Import überschrieben. Das Zielsystem ist an dieser Stelle führend. Wenn die jeweiligen Daten nicht im Zielsystem vorhanden sind, werden die Länder/Reporting Dimensionen neu angelegt. Wenn die jeweiligen Daten im Zielsystem archiviert sind, werden sie wieder aktiviert und aktualisiert. In der Protokolldatei werden die neu angelegten oder reaktivierten Daten aufgeführt.
Bilanzstruktur übernehmen	Checkbox: Diese Checkbox kann nur individuell ausgesteuert werden, wenn beim Export der Periodendaten kein Positionsmapping verwendet wurde. Wurde ein Positionsmapping verwendet, ist diese Checkbox deaktiviert. Aktiv: Die im Zielsystem vorhandene Bilanzstruktur wird gelöscht und durch den Import komplett überschrieben. Diese betrifft die Stammdaten der Bilanz und -sofern auch die Bewegungsdaten exportiert wurden - auch die Werte im Bilanzvergleich. Nicht aktiv: Nur die Werte im Bilanzvergleich werden überschrieben. Die Stammdaten werden nicht angepasst. Bilanzpositionen für die ein Import erfolgt, werden vor dem Import im Zielsystem auf 0,00 zurückgesetzt ("zeilenweiser Import"). Im letzten Schritt des Imports werden alle Bilanzvergleiche, für die Werte importiert wurden, berechnet und gespeichert, um einen konsistenten Zustand der Bilanzdaten sicherzustellen.
Berechnungsgrundlagen übernehmen	Checkbox: Aktiv: Im Standard ist diese Checkbox aktiviert. Die Felder 'Berechnungsgrundlage' und 'aktivierte Patches' werden aus der Exportdatei übernommen. Nicht aktiv: Die Felder 'Berechnungsgrundlage' und 'aktivierte Patches' werden NICHT aus dem Export übernommen.
Gesellschaften aktualisieren	Checkbox: Aktiv: Aus dem Export werden alle aktiven Gesellschaften geladen. Wenn diese Gesellschaften auch im Zielsystem aktiv sind, werden die Gesellschaften aktualisiert. Nicht aktiv: Bereits im Zielsystem vorhandene Gesellschaften werden nicht aktualisiert. Die Protokolldatei am Ende des Imports informiert darüber, welche Gesellschaften nicht aktualisiert wurden.
Gesellschaften anlegen/wiederherstellen	Checkbox: Aktiv: Aus dem Export werden alle aktiven Gesellschaften geladen. Wenn diese Gesellschaften nicht im Zielsystem vorhanden sind, werden die Gesellschaften neu angelegt. Wenn diese Gesellschaften im Zielsystem archiviert sind, werden sie wieder aktiviert und aktualisiert. Nicht aktiv: Aktive Gesellschaften, die im Zielsystem nicht vorhanden oder dort archiviert sind, werden beim Import übersprungen. Die Protokolldatei am Ende des Imports informiert darüber, welche Gesellschaften nicht angelegt bzw. wiederhergestellt wurden.
Gesellschaften archivieren	Checkbox: Aktiv: Sofern der Export auch archivierte Gesellschaften enthält, werden diese Gesellschaften geladen. Wenn diese Gesellschaften im Zielsystem aktiv sind, werden sie dort archiviert. Achtung: Gesellschaften, die im Zielsystem aktiv sind, nicht aber in der Exportdatei vorhanden sind, werden ebenfalls archiviert. Nicht aktiv: Die Protokolldatei am Ende des Imports informiert darüber, welche archivierten Gesellschaften aus der Exportdatei nicht beim Import berücksichtigt wurden.
Beteiligungsstruktur importieren	Checkbox: Aktiv: Die in der Exportdatei enthaltenen Konzern- und Organschaftstrukturen werden importiert. Dazu werden zuerst die Beziehungen, die von den zu importierenden Gesellschaften ausgehen, in der Zielperiode gelöscht. Anschließend werden die zu importierenden Beziehungen neu angelegt. Sollte im Zielsystem eine verbundene Gesellschaft nicht existieren, wird dies in der Protokolldatei dokumentiert. Zudem wird überprüft, ob eine Zirkelbeziehung entstehen würde. Ist dies der Fall, wird die jeweilige Beziehung nicht importiert und in der Protokolldatei dokumentiert. Nicht aktiv: Die Informationen zu den "Übergeordneten Einheiten" aus Stamm- und Basisdaten sowie Organtyp- und Organträger-Information werden nicht aktualisiert, auch wenn Sie in der Exportdatei vorliegen sollten.
Ohne Changelog	Die Checkbox ist nur sichtbar, wenn der Changelog aktiviert ist (Flag USE_CHANGELOG=1): Aktiv: Die Importaktivitäten werden nicht im Changelog protokolliert. Dadurch kann der Import etwas schneller ablaufen. Nicht aktiviert: Alle Stammdatenänderungen des Imports werden im Changelog protokolliert.

Nachdem die Parameter ausgewählt wurden, kann der Import über die Schaltfläche "Import starten" angestoßen werden.

Schritt 3

Unter Umständen kann der Import eine längere Zeit in Anspruch nehmen. Sie werden während des Imports durch einen Statusbalken über den Fortschritt des Importvorgangs informiert.

Während des Imports besteht die Möglichkeit, den Vorgang abzubrechen. Da in diesem Fall nicht garantiert werden kann, dass die Zielperiode sich aktuell in einem validen Zustand befindet, bleibt die Zielperiode technisch gesperrt. Ein Bearbeiten dieser Periode ist nicht mehr möglich. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt "Sperrmechanismen".

Sie können während des Importvorgangs in anderen Perioden im GTC weiterarbeiten. Das Ausloggen ist ebenfalls möglich. Der Import wird im Hintergrund fortgeführt. Sie können sich zu einem späteren Zeitpunkt wieder anmelden und bekommen je nach Fortschritt des Imports den nun aktuellen Statusbalken oder die Ergebnisseite angezeigt.

Schritt 4

Werden während des Imports Fehler festgestellt, die einen weiteren Import unmöglich machen, wird der Import abgebrochen. Der Grund für den Abbruch des Imports wird Ihnen mitgeteilt.

Sobald der Import erfolgreich durchgeführt werden konnte, wird die Ergebnisseite angezeigt. Dort kann die Protokolldatei heruntergeladen werden. Die Protokolldatei kann beispielsweise mit Excel geöffnet werden. Zusätzlich zur Protokolldatei werden während des Importvorgangs Log-Einträge in die Log-Datei PERIODENTRANSFER geschrieben. Diese Datei kann im Administrationsbereich heruntergeladen werden.

Über die Schaltfläche "Neuen Import starten" wird der aktuelle Status des durchgeführten Imports zurückgesetzt und ein neuer Import kann angestoßen werden.

Sperrmechanismen

Um sicherzustellen, dass sich die Daten im Anschluss an einen Import in einem konsistenten Zustand befinden, kann der Import nur dann gestartet werden, wenn zeitgleich

kein anderer Anwender die Daten der Zielperiode in einem Dialog im Zugriff hat und
sich aktuell kein anderer Periodenexport oder -import in der Ausführung befindet.

Der erste Punkt stützt sich auf den im GTC verwendeten Sperrmechanismus für konkurrierende Zugriffe. Sobald ein Anwender einen Detaildialog betritt, wird ein Sperreintrag hinterlegt. Beim Start eines Periodenimports wird geprüft, ob ein Sperreintrag für diese Periode existiert.

Zur Absicherung der zweiten Bedingung wird bei Durchführung des Periodentransfers ein Sperrvermerk auf die gerade verwendete Periode gesetzt. Beim Periodenimport ist dies die Zielperiode. Einerseits kann durch diesen Sperrvermerk kein weiterer Periodenexport oder-import angestoßen werden. Andererseits können Anwender in einer durch den Transfer gesperrten Periode keine Änderungen vornehmen. Sie bekommen in dem Fall einen entsprechenden Hinweis angezeigt.

Nach einem erfolgreichen Abschluss des Periodenimports wird der Sperrvermerk für die Periode automatisch zurückgesetzt. Endet der Importvorgang mit einem Abbruch oder tritt ein Fehler auf, so bleibt die Sperrmarkierung aktiviert. Es kann in diesem Fall nicht sichergestellt werden, dass sich der Datenbestand in einem konsistenten Zustand befindet. Die Sperrmarkierung kann nicht über die GTC-Oberfläche zurückgesetzt werden. Folgende Möglichkeiten bestehen nun:

Sie führen einen erneuten Import in diese Periode durch und aktivieren dabei den Parameter "Periode überschreiben".
Sie archivieren die Periode und führen den Import in eine andere Periode durch.
Sie setzen sich mit der AMANA Hotline in Verbindung und bitten um Freischaltung der Periode durch den AMANA-Support.