Zweck der Software

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SmartNotes ist eine Lösung für die Erstellung von Berichten und die Verwaltung der Offenlegung, um die "letzte Meile" der Berichterstattung zu organisieren und zu optimieren. Es wurde entwickelt, um den fiskalischen Inhalt jeder Art von Bericht zu verwalten, der sich mit großen Mengen numerischer Informationen befasst, die zwischen mehreren Datenquellen und Datenkonsumenten synchronisiert werden müssen.

Der Hauptzweck der Software besteht darin, die meisten der manuellen Schritte zu eliminieren, die bei der Übertragung von Daten aus den Systemen, die diese Daten enthalten, in das erforderliche Ausgabeformat erforderlich sind, und gleichzeitig die Informationen in verschiedenen Teilen eines Berichts, in verschiedenen Berichten und in verschiedenen Ausgabeformaten konsistent zu halten.

Systemarchitektur

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Die SmartNotes-Lösung besteht aus drei Hauptbausteinen, den Ebenen Präsentation, Geschäftslogik und Datenzugriff. Die Präsentationsschicht wird durch die Client-Software dargestellt, die auf jedem SmartNotes-Client-Rechner installiert ist. Die Geschäftslogik und die Datenzugriffsschichten sind Teil der SmartNotes-Serverkomponente, die sich normalerweise auf einem separaten Rechner befindet und die Kommunikation mit anderen Datenanbietern und der SmartNotes-Datenbank kapselt.

Das Standard-Setup einer SmartNotes-Installation besteht ebenfalls aus drei Teilen. Die SmartNotes-Datenbank-Komponente, der SmartNotes-Server und mehrere Instanzen des SmartNotes-Clients

Die Client-Komponente kommuniziert über verschlüsseltes TCP mit dem Server und dient in erster Linie dem Zugriff auf die Office-Produkte auf dem Client-Rechner sowie der Anzeige der Ergebnismengen aus der SmartNotes-Server-Instanz.

Die Server-Komponente ist die Middleware zwischen der Datenspeicherung (normalerweise eine Datenbank), den entfernten Systemen, die als Datenquellen für SmartNotes verwendet werden, und dem SmartNotes-Client. Sie ist die zentrale Anlaufstelle für den SmartNotes-Client und kapselt den Zugriff auf die Datenbank und die Datenquelle. Weitere Aufgaben sind das Caching von Datenanfragen und administrative Aufgaben wie Benutzer- und Zugriffsmanagement.

Datenquellen

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Auf der linken Seite sind exemplarisch einige Datenquellen dargestellt, mit denen die Zahlen in den Finanzberichten verknüpft werden können.

SmartNotes ist in der Lage, Daten aus SAP (BW, BOFC, BPC, FI), LucaNet, Hyperion Financial Management, relationalen Datenbanken, CSV- und Excel-Dateien sowie vielen weiteren Vorsystemen zu importieren.

DataCache

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Nach dem Import landen die Daten dann zunächst im sogenannten DataCache. Dieser ist aber nicht nur ein Sammeltopf, sondern bietet die folgenden Funktionen:

Der DataCache protokolliert Änderungen an der Datenbasis mit. Wenn sich also beim Import aus dem Vorsystem Daten im Vergleich zum vorhergehenden Import geändert haben, so wird im eine rote Ampel in den Kapiteln sichtbar, die von der Zahlenänderung betroffen sind. Der Benutzer weiß also direkt, welche Kapitel ggf. noch einmal angepasst werden müssen.
Die Zahlen können miteinander validiert werden. Natürlich werden aus dem Vorsystem in der Regel konsistente Daten importiert. Sobald jedoch nicht mehr Cent-genau, sondern z.B. in "Tausend Euro" berichtet wird, kann es zu Rundungsdifferenzen kommen. Auch kann es vorkommen, das manuell zugelieferte Zahlen mit importierten Werten validiert werden können. Kommt es hier zu Differenzen, werden rote Validierungsampeln direkt im SmartNotes Cockpit angezeigt. Inkonsistenzen der Daten werden somit auf einen Blick sichtbar.
Manuelle Datenänderungen werden ebenfalls mitprotokolliert. Es kann zu jeder Zeit ausgewertet werden, welche Zahlen nicht mehr so berichtet werden, wie sie aus dem Vorsystem importiert wurden, sondern manuell durch einen bestimmten Benutzer angepasst wurden.

Aus dem DataCache heraus können dann , und -Dateien befüllt werden. Hier lassen sich einzelne Zahlen, Tabellen und auch Diagramme mit den Werten aus dem Vorsystem verknüpfen. An diesen Dateien kann nun verteilt gearbeitet werden. Während bei kleineren Kunden 2-3 Personen mit SmartNotes arbeiten, arbeiten bei unseren größten Kunden 250 Kunden weltweit verteilt an der Erstellung der unterschiedlichen Berichte. Ein verteiltes Arbeiten setzt voraus, dass Rechte und Rollen für unterschiedliche Benutzer definieren werden können. So verfügt SmartNotes über ein feingranulares , mit dem sogar einzelne Kapitel für unterschiedliche Benutzer freigeschaltet werden können.

Neben den Berechtigungen kann in SmartNotes ein definiert werden, über den sich z.B. ein Vier-Augen Prinzip abbilden lässt.

Ausgabeformate

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Auf der rechten Seite sind in der obigen Grafik die unterschiedlichen Ausgabeformate dargestellt:

Microsoft Word ist das wichtigste Ausgabemedium. SmartNotes ist in der Lage, bereits auf Ebene von Microsoft Word druckreifes Layout zu erzeugen. Wir verwenden dazu unseren sogenannten LayoutRoboter, der in der Lage ist, Tabellen "auf Knopfdruck" so zu gestalten, dass sie dem vorgegebenen "corporate design" entsprechen.
Die InDesign Ausgabe ist für die Kunden gedacht, die in Word noch mit einem eher einfachen Layout arbeiten und den Bericht hinterher von einer Grafikagentur "veredeln" lassen. Der InDesign-Converter konvertiert sämtliche Inhalte aus Word in das InDesign Format und kann dabei automatisch InDesign Styles zuweisen.
PowerPoint ist ein alternatives Format zu Word, um auch Präsentationen mit SmartNotes erstellen zu können. Auch in PowerPoint können Tabellen und Grafiken mit den Daten aus den Vorsystemen verknüpft und automatisiert befüllt werden.
SmartNotes verfügt über einen integrierten XBRL-Prozessor der auch vom internationalen XBRL-Verein zertifiziert wurde: die AMANA XBRL Engine. Ein solcher generischer Prozessor ist in der Lage, beliebige Taxonomien zu verarbeiten. Mit Hilfe der AMANA XBRL Engine können sowohl klassische XBRL-Meldungen erzeugt werden (z.B. SEC), als auch das für ESEF benötigte iXBRL Format.
Der online EBANZ Converter ist in der Lage, Word-Dateien in das vom elektronischen Bundesanzeiger geforderte XML Format zu konvertieren. Die Einreichung beim Bundesanzeiger im EBANZ-XML Format ist die kostengünstigste Variante der Einreichung.
Eine Bundesanzeigereinreichung im Format XHTML ist in SmartNotes integriert.