Öffnen von Office-Dokumenten

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Innerhalb des Cockpits kann das Kontextmenü einzelner Kapitel mit der rechten Maustaste geöffnet werden.

Um ein Office-Dokument [z.B. zum Bearbeiten] zu öffnen, kann dieses über den Kontextmenüpunkt

„Excel Datei bearbeiten“,
„Word Datei bearbeiten“ oder
„Power Point Datei bearbeiten“

aufgerufen werden.

Alternativ kann das Dokument auch durch einen Doppelklick auf das jeweilige Symbol beziehungsweise den letzten Bearbeitungszeitpunkt geöffnet werden.

Das Office-Dokument wird anschließend in Excel, Word oder PowerPoint geöffnet und kann dort kontrolliert werden. Änderungen innerhalb von Office-Dokumenten werden von SmartNotes durch ein erneutes Einchecken der Dokumente gespeichert.

Öffnen von Office-Dokumenten ohne Update

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Durch Auswahl des Kontextmenüpunkts „Datei öffnen [ohne Update]“ lässt sich das jeweilige Office-Dokument ohne Aktualisierung öffnen. Ein Anwendungsfall hierfür ist, ein Word-Dokument schnell zu öffnen, ohne alle darin enthaltenen Tabellen durch SmartNotes aktualisieren zu lassen. Diese Funktion steht nur für einzelne Dokumente zur Verfügung, nicht für den Multicheckout.

Speichern (Einchecken) und Schließen von Office-Dokumenten

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Beim Schließen von Office-Dokumente kommt es darauf an, ob Änderungen an dem Office-Dokument vorgenommen wurden und ob diese ggf. gespeichert werden sollen.

Schließen ohne zu speichern

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Von SmartNotes verwaltete Office-Dokumente werden über den „Schließen“ Button in der oberen rechten Ecke der Office-Programme geschlossen. Alternativ kann auch die Tastenkombination „Alt“ + „F4“ verwendet werden. Anschließend erscheint eine Sicherheitsabfrage, die darauf hinweist, dass das Office-Dokument noch nicht eingecheckt, also noch nicht gespeichert wurde. Um das Office-Dokument ohne Speicherung zu schließen, wird der Dialog mit „Nein“ beantwortet und das Office-Dokument wird geschlossen.

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Schließen mit speichern / Einchecken eines Office-Dokumentes

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Da die von SmartNotes verwalteten Office-Dokumente nicht lokal auf einem Computer gespeichert sind, werden die Dokumente nicht, wie sonst bei Office üblich, über den Speicherbutton gesichert.

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Um Änderungen an Office-Dokumenten in SmartNotes zu speichern, wird zuerst das Schließen des Office-Dokumentes über den „Schließen“ Button oder die Tastenkombination „Alt“ + „F4“ angestoßen. In der anschließend erscheinenden Sicherheitsabfrage wird die Frage nach einem Speichern des Office-Dokumentes mit dem Button „Ja“ bestätigt. Alternativ kann auch direkt der Button „Einchecken“ im SmartNotes-Menü verwendet werden.

Im darauf erscheinenden Dialog „SmartNotes – CheckIn“ kann im Eingabefeld ein Kommentar über durchgeführte Änderungen innerhalb des Office-Dokumentes eingegeben werden. Der Kommentar wird an verschiedenen Stellen in SmartNotes angezeigt [z.B. in der Kapitelhistorie] und dient u.a. dazu, dass die nachfolgenden Bearbeiter des Kapitels wissen welche Änderungen bislang vorgenommen wurden.

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Über den Button „Letzte Kommentare“ kann aus der Liste der letzten 20 Kommentare einer ausgewählt und wiederverwendet werden.

Mit einem Klick auf den Button „Einchecken“ wird anschließend das Office-Dokument für das entsprechende Kapitel hinterlegt und automatisch geschlossen. Im Cockpit ändert sich das Symbol der Office-Datei in der Spalte „Excel“, „Word“ oder „PowerPoint“ und wird um den letzten Änderungszeitpunkt ergänzt.

Lokales Speichern von Office-Dokumenten

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Innerhalb des Cockpits können mehrere Office-Dokumente eines Typs gleichzeitig lokal gespeichert werden. Zum Speichern von Office-Dokumenten werden die gewünschten Kapitel mit der linken Maustaste markiert. Mit der rechten Maustaste kann anschließend das Kontextmenü geöffnet werden. Durch die Auswahl des Unterpunktes „Dateien speichern“ werden die Speicheroptionen für vorhandene Office-Dokumente angezeigt. Sind bestimmte Office-Dokumente für das Kapitel nicht hinterlegt, werden die entsprechenden Speicheroptionen ausgegraut dargestellt.

Hinweis: Die Funktion zum lokalen Abspeichern von Office-Dokumenten kann auch nur für ein einzelnes Kapitel verwendet werden.

Anschließend öffnet sich das Explorer-Fenster „Ordner suchen“. Hier kann nun der gewünschte Speicherort angegeben und das Speichern mit dem Button „OK“ bestätigt werden. Soll der Vorgang vorzeitig beendet werden, kann jederzeit der Button „Abbrechen“ verwendet oder das Fenster geschlossen werden.

Löschen / Ersetzen von Office-Dokumenten

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Innerhalb des Cockpits können einzelne Office-Dokumente gelöscht werden. Zum Löschen von Office-Dokumenten wird das entsprechende Kapitel mit der linken Maustaste markiert. Mit der rechten Maustaste kann anschließend das Kontextmenü geöffnet werden.

Durch die Auswahl des Unterpunktes „Löschen / Ersetzen“ werden die Löschoptionen für vorhandene Office-Dokumente angezeigt. Sind bestimmte Office-Dokumente für das Kapitel nicht hinterlegt, werden die entsprechenden Löschoptionen ausgegraut dargestellt.

Mit der Funktion "Datei ersetzen" können Sie eine Datei ersetzen ohne z.B. Fließtextzahlen, Referenzen oder Validierungen zu zerstören, wie es in früheren Versionen der Fall war. Natürlich muss die Datei einigermaßen aktuell sein.

„Datei ersetzen" bietet sich z.B. an, wenn Sie durch einen Absturz des SmartNotes-Client Ihre offenen Datei nicht mehr einchecken konnten. Lesen Sie dazu auch den Beitrag in unseren .

Aufheben des Office-Dokumentenschutzes

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Öffnet ein Anwender innerhalb von SmartNotes ein Office-Dokument, so ist es für die Bearbeitung durch andere Nutzer gesperrt. Ein weiterer Nutzer, der dasselbe Office-Dokument anklickt, wird darüber durch einen entsprechenden Hinweis im SmartNotes Cockpit informiert. Statt dem Office-Icon erscheint ein Schloss-Symbol und rechts daneben der Name des Benutzers, der das Office-Dokument aktuell ausgecheckt hat.

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Wird versucht das Dokument zu öffnen, erscheint ein Hinweis, dass das Office-Dokument ausschließlich im Lesemodus geöffnet werden kann.

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Mit kann der Dokumentenschutz eines Office-Dokumentes durch einen Nutzer aufgehoben werden. Dazu befindet sich im Kontextmenü des Kapitels der Menüpunkt „Office Dokumentschutz aufheben“. Nach einem Linksklick auf den Menüpunkt erscheinen wieder das Office-Icon und der letzte Bearbeitungszeitpunkt des Office-Dokumentes. Dieses kann anschließend geöffnet und bearbeitet werden.

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Der Benutzer, der die Office-Datei ursprünglich ausgecheckt hatte, ist nach dem Aufheben des Dokumentschutzes nicht mehr in der Lage das noch geöffnete Dokument wieder erfolgreich einzuchecken. Beim Versuch des CheckIns wird eine entsprechende Meldung angezeigt und etwaige Änderungen müssten in einer lokalen Kopie gespeichert werden.

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Die Aufhebung des Office-Dokumentschutzes ist nur einmal möglich. Versucht der ursprüngliche Nutzer nach Aufhebung des Office-Dokumentschutzes diesen wiederum aufzuheben, so erscheint ein entsprechender Hinweis, dass dies nicht möglich ist.

Historie der Office-Dokumente

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Jede eingecheckte Änderung an den Office-Dokumenten [Excel-, Word- oder PowerPoint-Dateien] eines Kapitels wird im Versionskontrollsystem hinterlegt und dauerhaft gespeichert, so dass zu jedem Zeitpunkt der Fortschritt und die Historie der Arbeit am Dokument eingesehen werden kann. Dieses Verfahren ermöglicht dabei einerseits den Rückgriff auf ältere Versionen von Office-Dokumenten und stellt andererseits sicher, dass immer nur eine Version eines Dokumentes Gültigkeit besitzt und für die Generierung eines Ergebnisdokumentes verwendet wird.

Innerhalb des Cockpits kann das Kontextmenü einzelner Kapiteln mit der rechten Maustaste geöffnet werden. Mit einem Linksklick auf „Historie anzeigen“ wird der Assistent „Historie“ angezeigt.

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Im Assistenten „Historie“ werden alle Änderungen innerhalb eines Schnipsels in der „Historienübersicht“ dargestellt. Das können z.B. CheckIns von Office-Dateien, Statusänderungen oder auch Hinweise auf Dokumentfortschreibungen sein. Jeder CheckIn einer Excel-, Word- oder PowerPoint-Datei wird mit Zeitstempel, Kommentar und dem verantwortlichen Benutzer angezeigt.

Zusätzlich wird über der Historienübersicht der Name des Kapitels angezeigt, dessen Historie aktuell aufgerufen ist.

Zum Laden einer älteren Version eines Office-Dokuments wird dieses mittels eines Linksklicks ausgewählt und anschließend über den Button „Version öffnen“ aufgerufen. Wird das Dokument anschließend wieder eingecheckt, so wird diese Version als aktuelle Version gespeichert und damit wiederhergestellt.

Die Wiederherstellung von älteren Excel oder Word- Versionen wird in der Historie mit „RestoredFileCheckIN [DL]“ gekennzeichnet.

Hinweis: Der Zugriff auf die Historie kann in der aktuellen SmartNotes Version mittels einer separaten Berechtigung gesteuert werden.

Wiederherstellen von Dokumenten aus der Historie

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Zum Wiederherstellen einer Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei klickt der Benutzter mit der rechten Maustaste in der Cockpitansicht auf die jeweilige Zeile, um die Historie des Kapitels zu öffnen.

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In der SmartNotes-Historie werden alle Änderungen innerhalb eines Schnipsels dargestellt. Eine gelöschte Datei erkennt der Benutzer durch die Bezeichnung „File Deleted“ im Aktionsfeld.

Um die gelöschte Datei wieder herzustellen, wird die Datei ausgewählt, die das späteste CheckIn-Datum aufweist. Dieses Dokument kann mittels eines Linksklicks ausgewählt und über den Button „Version öffnen“ geöffnet werden. Die sich öffnende Datei weist den letzten Stand vor dem Löschvorgang auf und kann im Anschluss durch das Einchecken in SmartNotes wieder gespeichert werden.

Hinweis: Das Wiederherstellen der Office-Dateien aus der Historie beinhaltet auch das Wiederherstellen der Berichtsdaten, Referenzen, Validierungen, Tabellenverknüpfungen, Fließtextzahlen und LayoutActions.