Allgemeines

Mit der Flexiblen Validierung bietet das GlobalTaxCenter dem Anwender die Möglichkeit, Validierungspositionen sowohl aus GTC als auch aus einem externen System (z.B.: SAP) eigenständig festzulegen und gegenüberzustellen. Änderungen an den Validierungspositionen erfordern keine Programmierung seitens AMANA, sondern werden vom Anwender selbständig über die GTC Oberfläche vorgenommen.

Sofern die flexible Validierung im GTC aktiviert ist, müssen die folgenden weiteren Konfigurationen durchgeführt werden.

Die Validierung erfolgt im wesentlichen in folgenden Schritten:

1. Definition der Schnittstelle
2. Definition der Mappings
3. Vergabe der Berechtigungen
4. Import und Abgleich der Validierungsdaten

Definition der Import-Schnittstelle

In der Definition der Schnittstelle wird das Datenformat der Validierungsdaten aus dem externen System spezifiziert:

• Wechseln Sie dazu in den Dialog „Stammdaten“ / „Schnittstellen“ / "Strukturen“. 
• Über die Schaltfläche „Anlegen“ gelangen Sie in die Eingabemaske zur Anlage einer neuen Schnittstelle.
• Geben Sie unter „Name“ einen verständliche Bezeichnung für die Schnittstelle ein. Dieser Name wird innerhalb des GTC in Auswahllisten für Schnittstellen angezeigt.
• Bei „Schnittstellentyp“ wählen Sie den passenden Dateityp aus. Das GTC unterstützt im Standard sowohl Text- (*.csv, *.txt) als auch Excel-Dateien (*.xls, *.xlsx). Bei entsprechender kundenspezifischer Konfiguration können auch RfC-Verbindungen zu SAP-Systemen genutzt werden, um Daten für die Validierung direkt (ohne den Download und Upload von Dateien) von SAP nach GTC zu laden.
• Weiterhin müssen noch die Richtung mit „Import“, die Bilanzart mit „Bilanzvergleich/GuV“ und der Wert „Ja“ unter „Standard-Schnittstelle“ gewählt werden.

Im Bereich "Einstellung Datenbereich" geben Sie an, in welcher Zeile der Datei die relevanten Importdaten beginnen und in welchen Spalten die zu übernehmenden Werte stehen.

Beispiel:

In obigem Beispiel wird die Positionsnummer der Spalte 2 (d.h.: Spalte B in Excel-Dateien) und der IFRS-Wert der Spalte 4 (bzw. Spalte D) zugewiesen.

Nach dem Speichern werden alle Schnittstellendefinitionen in einer Übersichts-Tabelle aufgeführt. Sie können nachträglich über das „Bleistift“-Icon modifiziert werden.

Definition der Mappings

Einleitende Bemerkungen

Bei der flexiblen Validierung werden GTC-Werte den Werten aus einem externen System gegenübergestellt. Dabei ist es im allgemeinen erforderlich, dass die Werte der einzelnen Systeme auf einheitliche Positionen abgebildet werden („Mapping“).

Das Mapping wird in entsprechenden Dateien definiert. Die im GTC sichtbaren Werte sind im allgemeinen über eine eindeutige ID ansprechbar. 

Ein einfaches Beispiel ist das nachfolgend dargestellte Mapping. Bei diesem werden die „kurzfristigen aktiven latenten Steuern“ aus dem Ergebnisblatt einer Einzelgesellschaft und das „Ergebnis vor Steuern“ aus der Überleitungsrechnung auf Vergleichspositionen „Aktive latente Steuern - kurzfristig“ bzw. „EBT“ geschlüsselt.

Beim EBT in der Überleitungsrechnung unterscheiden die GTC-IDs zwischen deutschen und ausländischen Gesellschaften. In der Validierung ist diese Unterscheidung nicht gewünscht. Deshalb werden beide Positionen derselben Validierungsposition zugewiesen.

Ganz analog werden auch die Positionen des externen Systems auf die Validierungspositionen gemappt. Im Beispiel werden zwei externe Positionen zu den „Aktiven latenten Steuern – kurzfristig“ aufaddiert, während das EBT aus einer externen Position ermittelt werden kann.

Die Validierung ist eine Gegenüberstellung der Werte der Validierungspositionen aus beiden Strängen. Es ist zu beachten, dass sich durch die Verwendung von zwei Mappings auch kompliziertere Sachverhalte auf einfache Weise abbilden lassen. In folgendem Beispiel werden die „Tatsächlichen Ertragsteuern“ und die „Ertragsteuerumlage“ aus der GTC-Überleitungsrechnung (sowohl für deutsche wie auch ausländische Gesellschaften) zu einem Gesamtposten aufaddiert.

Anlegen von Mappings

Das Anlegen von Mappings erfolgt im Dialog "Stammdaten" / „Schnittstellen“ / „Positionsmapping“. 

• Unter Bilanzart wählen Sie „IFRS / Local GAAP“.
• Im Folgenden wird wie zuvor beschrieben ein Mapping für den Mappingtyp „GTC => Validierung“ und ein Mapping für „Extern => Validierung“ angelegt.
• Unter „Positions-Nr. (Quelle)“ stehen die Positionsangaben des jeweiligen Quellsystems
• Unter „Positions-Nr. (Ziel)“ geben Sie die Bezeichnungen genau so an, wie sie in der Spalte „Position“ des Validierungsergebnisses angezeigt werden soll.
• Vergeben Sie einen Namen für das jeweilige Mapping, aktivieren Sie die Checkbox „Standard-Mapping“ und speichern Sie es mittels des Plus-Icons.

Damit ist im GTC eine Template-Datei angelegt worden. Das Hinterlegen der Mappinginhalte erfolgt in der Weise, dass Sie das (zunächst leere) Template über den Export herunterladen, mit Inhalt füllen und über Import-Pfeil wieder hochladen. Achten Sie darauf, dass Sie in den Kopfdaten die Versionsnummer anlegen bzw. aktualisieren.

Nach dem Hochladen erscheint das Mapping mit dem Zeitstempel des Hochladens in der Liste.

Vergabe der Berechtigungen

Für die Nutzung der flexiblen Validierung müssen die Anwender über eine Rolle verfügen, der das Berechtigungsobjekt „Validation (company)“ mit dem Wert "Read" und "Edit" zugewiesen ist.

Durchführung der Validierung

Die Validierung wird unter „Einzelgesellschaft“ – „Validierung“ durchgeführt.

Hier wählt der Anwender zunächst die Schnittstelle aus. Anschließend wird im Falle des csv- oder Excel-Imports die Datei ausgewählt. Mittels der Schaltfläche „Import“ werden die Daten eingelesen und ausgewertet. Im Ergebnis stehen all diejenigen Positionen, für die aus GTC oder aus dem externen System ein Wert übergeben wurde.

Auswertung der Validierung (Meilensteinprozess)

Abweichungen zwischen Werten aus GTC und dem externen System werden in der Status-Spalte mit einem Icon angezeigt. Es gibt folgende Stufen der Validierung:

1. Stufe "Toleranz" (optional):
   Wenn die Differenz kleiner als VALIDATION_MAX_TOLERANCE ist, wird der Okay-Status angezeigt (Icon: grüner Haken). Die Validierung kann abgeschlossen werden.
2. Stufe "Warnung":
   Wenn die Differenz zwischen VALIDATION_MAX_TOLERANCE und VALIDATION_MAX_DIFFERENCE liegt, wird ein Warnschild gezeigt. Die Validierung kann weiterhin abgeschlossen werden.
3. Stufe "Fehler":
   Wenn die Differenz größer oder gleich VALIDATION_MAX_DIFFERENCE  ist, wird als Icon ein Verbotsschild angezeigt. Damit der Wert des Validierungs-Meilensteins von „in Arbeit“ auf „plausibel“ wechseln kann, müssen in der Kommentare-Spalte zu allen Abweichungen mit Verbotsschild erläuternde Einträge vorgenommen und gespeichert werden. Erst dann wechselt der Meilenstein auf „plausibel“ und kann dann auf „erledigt“ gesetzt werden.
4. Stufe "Blockierender Fehler" (optional):
   Wenn die Differenz größer oder gleich VALIDATION_MAX_SHOWSTOPPER  ist, wird als Icon ein Verbotsschild angezeigt. Um die Validierung abschließen zu können (=Meilenstein auf "erledigt" setzen), muss dafür gesorgt werden, dass die Differenzen aufgelöst werden und die Validierung erneut durchgeführt wird. 

Bei nicht vorhandenen Werten aus GTC oder externen Werten bleibt die entsprechende Zelle der Tabelle leer. Wie sich die Validierung in solch einen Fall verhält, wird über die Einstellung VALIDATION_IGNORE_NULL_VALUES bzw. VALIDATION_GTC_NULL_VALUES_AS_ZERO gesteuert.

Falls erforderlich, wird eine Währungsumrechnung vorgenommen: Die Werte von VALIDATION_MAX_DIFFERENCE, VALIDATION_MAX_TOLERANCE und VALIDATION_MAX_SHOWSTOPPER beziehen sich immer auf die Konzernwährung. Wenn die Gesellschaft eine andere Währung verwendet, wird dieser Wert zunächst in die Konzernwährung umgerechnet, bevor der Vergleich stattfindet.

Keine Werte liegen vor

Wenn zu einer Position nur aus einem System ein Wert geliefert wurde, beispielsweise nur aus GTC, bleiben das Feld in der Wert-Spalte des anderen Systems wie auch die Status-Spalte leer.

In diesem Fall kann der Meilenstein bis auf einen Ausnahmefall nicht geschlossen werden. Die Ausnahme liegt vor, wenn der GTC-Wert gleich 0 ist. In diesem Fall kann auch bei fehlendem externen Wert der Meilenstein geschlossen werden, wenn ein Kommentar angelegt wird oder das Flag VALIDATION_IGNORE_NULL_VALUES gesetzt ist.

Das Flag VALIDATION_IGNORE_NULL_VALUES steuert aus, wie "fehlende" externe Werte behandelt werden:

• Wenn das Flag nicht explizit gesetzt ist oder den Wert 0,00 hat, wird der Meilenstein bei fehlenden externen Werten nicht geschlossen. Es gibt allerdings eine Ausnahme: Wenn der GTC-Wert gleich 0,00 ist und in dieser Zeile ein Kommentar angelegt wird, kann der Meilenstein geschlossen werden.
• Wenn das Flag den Wert 1 hat, wird der Status bei fehlenden externen Werten nicht gesetzt - es sei denn, der GTC-Wert ist ebenfalls leer oder gleich 0,00. Dann wird der Status auf "ok" (Icon: grüner Haken) gesetzt.
• Wenn das Flag den Wert 2 hat, wird der Status bei fehlenden externen Werten grundsätzlich auf "ok" (Icon: grüner Haken) gesetzt.
• Wenn das Flag den Wert 3 hat, wird der externe Wert wie eine 0,00 behandelt. Der Status hängt dann - wie bei einer importierten 0,00 - von den Schwellwerten ab.

NEU AB VERSION 22.09.02 / 22.11 Wenn zu einer Position GTC-seitig kein Wert vorliegt, kann mit der Aktivierung des Flags VALIDATION_GTC_NULL_VALUES_AS_ZERO die Statusermittlung so geändert werden, dass nicht vorhandene Werte im GTC wie 0,00 behandelt werden.

Weitere Einstellungen

Vorzeichenwechsel im Mapping

Wenn Werte aus einem der Quellsysteme mit Vorzeichenwechsel in die Validierung eingehen sollen, lässt sich das erreichen, indem der Mapping-Position ein Minuszeichen vorangestellt wird.

Sortierung der Validierungspositionen

Sollen die Positionen im Validierungs-Dialog in einer bestimmten Reihenfolge angezeigt werden, kann mit Präfixen im Anzeigenamen gearbeitet werden. Die Sortierung erfolgt in alphabetischer Reihenfolge.

Importdateien liegen in einem zentralen Dateipfad

Erfolgt der Import über einen zentralen Dateipfad, setzt sich der Dateipfad wie folgt zusammen:

C:/PATH_FILESERVER/{YYYY}{MM}{DD}-100-{UNITID}-VALIDATION.csv

Der Dateipfad kann auch mit einer Wildcard versehen werden:

[0-9]{8}%100-{UNITID}-VALIDATION.csv

• {8}  =  Beginnt mit 8 Ziffern
• Ein beliebiges Zeichen (hier „-„)
• 100-
• Gesellschafts-ID
• VALIDATION.csv

Validierung mehrerer Gesellschaften (Massen-Validierung)

Zusätzlich zur zuvor beschriebenen Validierung auf Einzelgesellschaftsebene unterstützt GTC auch die Massen-Validierung unter „(Teil-)Konzern“ – „Validierung“.

Die Einrichtung erfolgt ähnlich zur Einzelgesellschafts-Validierung. Daher werden hier nur die Unterschiede beschrieben.

Als Voraussetzung ist vom Anwender eine Schnittstellenstruktur mit den folgenden Eigenschaften anzulegen:

• Richtung: „Import“
• Ziel: „Validierung Teilkonzern“

Die Schnittstellenstruktur definiert (wie in Abschnitt 2 der Einzelgesellschafts-Validierung) das Format der Input-Datei. Es ist zu beachten, dass bei der Massen-Validierung jede Zeile auch eine Angabe der Gesellschafts-ID enthalten muss. Bezüglich der sonstigen Schnittstelleneigenschaften erfolgt die Massen-Validierung analog zum Massen-Import auf Teilkonzern-Ebene.

Die Ausgabe bietet dem Anwender sowohl eine komprimierte Zusammenfassung der Validierungsaktionen als auch ein detailliertes Ergebnisprotokoll.

Besonderheiten bei Nutzung von RFC und Direktimport

Bei Validierungen wird standardmäßig ausschließlich der IFRS-Wert herangezogen. Beim nicht-flexiblen RFC wie auch beim Direktimport können auch andere Werte in die Validierung importiert werden. Wenn ein HGB-Wert oder MVBS-Wert in die Validierung eingehen soll, kann dies über die Mapping-Datei ausgesteuert werden, indem die Quellposition mit dem entsprechenden Suffix versehen wird.

In der Spalte "Positions-Nr. (Quelle)" steht dann beispielsweise "Pos_111#HGB" oder "Pos_111#MVBS". Wenn zusätzlich eine Partnerangabe im Mapping verwendet werden soll, hat die Quelle beispielsweise die Form "Pos_111~ABC#MVBS".