Status & Meilensteine
Status der Meilensteine
Der Workflow im Jahresabschluss im Hauptdialog Einzelgesellschaft basiert auf einem Meilensteinkonzept. Dadurch werden die einzelnen Aktivitäten, wie beispielsweise die Ermittlung tatsächlicher und latenter Steuern, systematisiert. Zudem wird ein Reviewprozess bzw. ein Vier-Augen-Prinzip sichergestellt. Die Meilensteine werden pro Gesellschaft und pro Periode nachgehalten. Im Hauptdialog (Teil-)Konzern können darauf aufbauend die Statuszustände für einen Kreis von Gesellschaften (Konzern, Organkreis, ...) angezeigt werden.
Standardmäßig gibt es drei Meilensteine bzw. Aktivitätsbereiche.
- Tatsächliche Steuern
- Latente Steuern
- Überleitungsrechnung
Die Anzahl der Meilensteine lässt sich für jede GTC-Installation erweitern. So kann der Workflow unter anderem um den Step Validierung ergänzt werden, der dann im Status-Dialog als eigener Meilenstein geführt wird.
Ein Meilenstein kann verschiedene Zustände haben. Den Zustand nicht begonnen wird der Anwender immer dann vorfinden, wenn er eine Gesellschaft in einer Periode erstmalig bearbeiten möchte. Durch einen Klick auf einen der Meilensteine wird der Bearbeitungsprozess für die Gesellschaft gestartet und der Status wechselt bei allen Meilensteinen in den Status in Arbeit.
Neu ab Version 22.00.01
Alternativ kann nun auch die Schaltfläche Bearbeitung beginnen angeklickt werden, um die Gesellschaft für die Bearbeitung zu öffnen.
Nachfolgend sind die möglichen Statuszustände der Reihe nach beschrieben.
| Status | Icon | Beschreibung |
|---|---|---|
| nicht begonnen |
| Initialzustand (z.B. nach der Anlage einer neuen Periode) – Dialoge lassen sich nicht öffnen und bearbeiten. Durch Klicken auf einen der Meilensteine wechselt der Zustand für alle Meilensteine auf den Status in Arbeit. |
| in Arbeit |
| Dialoge können bearbeitet werden. Zusätzlich wird dadurch signalisiert, dass die diesem Aktivitätsbereich zugeordneten Dialoge entweder noch nicht gespeichert oder Validierungsfehler festgestellt wurden. |
| plausibel |
| Dialoge wurden gespeichert und die Validierungen haben keine Fehler ergeben (möglicher Validierungsfehler ist z.B. eine nicht ausgeglichene Bilanz). Die Bearbeitung der Dialoge ist weiterhin möglich. Der Zustand kann auch wieder auf in Arbeit wechseln, falls Eingaben zu Validierungsfehlern führen. |
| erledigt |
| Der Status erledigt wird erreicht, wenn der Anwender einen Meilenstein mit dem Status plausibel anklickt. Dadurch wird signalisiert, dass z.B. der Aktivitätsbereich Latente Steuern abgeschlossen ist. Gleichzeitig können die entsprechenden Dialoge nicht mehr editiert werden. Die Dialoge werden nur noch in der Leseansicht angezeigt. Das Zurücksetzen bzw. Entsperren des Meilensteinstatus (und damit einhergehend die Möglichkeit Daten wieder zu editieren) kann nur mit entsprechenden Berechtigungen im Hauptdialog (Teil-)Konzern / Status vorgenommen werden. |
geprüft |
| Der Meilensteinstatus geprüft dient zur Sicherstellung des Vier-Augen-Prinzips. Der Status wird erreicht, wenn der Anwender einen Meilenstein mit dem Status erledigt anklickt. Dieser Status kann nur durch einen entsprechend berechtigten Anwender erreicht werden. Systemseitig wird zudem sichergestellt, dass der Status erledigt und der Status geprüft nicht vom gleichen Anwender gesetzt werden können. Für den Prozessablauf im GTC ist es ausreichend, wenn die Meilensteine den Status Erledigt angenommen haben. Das Zurücksetzen bzw. Entsperren des Meilensteinstatus kann nur mit entsprechenden Berechtigungen im Hauptdialog (Teil-)Konzern vorgenommen werden. |
Unter jedem Meilenstein wird angezeigt, welcher Anwender den Meilenstein des entsprechenden Aktivitätsbereichs wann zuletzt bearbeitet hat. Diese Informationen können im Bereich (Teil-)Konzern für alle Gesellschaften ausgewertet werden.
Aktivitäten zum Erreichen der Meilensteine
Für jeden Aktivitätsbereich können im Dialog Status die Schritte zur Erreichung der nächsten Meilensteinstufe eingeblendet werden. Dazu klickt der Anwender auf den Button Nächste Aktivitäten anzeigen.
Beispiel: Meilenstein Tatsächliche Steuern
Für den Meilenstein Tatsächliche Steuern wird folgende Aktivität angezeigt (siehe oben stehende Abbildung):
Verifizieren Sie die Daten in den Detaildialogen. Speichern Sie die Daten.
Durch das Speichern des entsprechenden Dialogs signalisiert der Anwender, dass die Dateneingabe erfolgt ist. Der Meilensteinstatus wechselt von in Arbeit zu Plausibel:
Der Meilenstein kann nun mit einem Klick auf das Meilensteinsymbol geschlossen werden (Status ist nun erledigt). Damit wird bestätigt, dass die eingegebenen Daten für diesen Aktivitätsbereich vollständig und richtig sind. Der Meilenstein kann nur zentral wieder zurückgesetzt werden:
Abhängigkeiten zwischen den Meilensteinen
Einige Meilensteine erreichen nur dann den Statuswert plausibel, wenn zusätzlich zu einem plausiblen Zustand der Daten (d.h. alle Validierungen sind erfolgreich) auch logische Vorgänger-Meilensteine den Statuswert erledigt annehmen.
| Meilenstein | Bedingung für Status plausibel | Besonderheiten bei Organträger/ Zwischenorganträgern und Mitunternehmern |
|---|---|---|
Tatsächliche Steuern |
|
|
Latente Steuern |
|
|
| Überleitungsrechnung |
|
Damit die Abhängigkeiten zu anderen Gesellschaften leicht nachvollzogen werden können, werden diese Gesellschaften ebenfalls im Dialog Status aufgelistet. So lassen sich Gesellschaften, deren Bearbeitung noch nicht abgeschlossen ist, schnell herausfinden.
Zurücksetzen von Meilensteinen
Zurücksetzen von Meilensteinen im Hauptdialog (Teil-)Konzern
Eine Übersicht über den Meilensteinstatus der Konzerngesellschaften wird im Hauptdialog (Teil-)Konzern im Dialog Status angezeigt. Nur in diesem Dialog können geschlossene Meilensteine (also solche die mindestens den Status erledigt haben) wieder im Status zurückgesetzt werden.
Das Öffnen bereits geschlossener Meilensteine kann z.B. notwendig sein, wenn bereits erfasste Eingaben nachträglich geändert werden müssen.
Zum Zurücksetzen eines Meilensteinstatus muss dieser zunächst angeklickt werden. Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage, ob der Meilensteinstatus zurückgesetzt werden soll.
Anschließend wird der ausgewählte Meilenstein zurückgesetzt. Ein Meilenstein mit dem Status geprüft (blau) wird zunächst auf den Status erledigt (grün) zurückgesetzt. Ein weiterer Klick auf diesen Meilenstein bewirkt das Zurücksetzen in den Status in Arbeit (gelb).
Das Zurücksetzen von Meilensteinen kann selektiv für einzelne Gesellschaften vorgenommen werden. Lediglich bei Organgesellschaften und Personengesellschaften (also abhängigen Gesellschaften) kann der Meilenstein Tatsächliche Steuern nicht zurücksetzt werden, wenn die übergeordneten Gesellschaften bereits den Status erledigt angenommen haben. Es erscheint die nachfolgende Fehlermeldung:
Zurücksetzen von Meilensteinen wegen Stammdatenänderung im Dialog Gesellschaft
Die Änderung von Attributen oder Daten im Dialog Gesellschaft (Hauptdialog Stammdaten) ist nur zulässig, wenn die Meilensteine der ausgewählten Gesellschaft noch nicht den Status erledigt angenommen haben. Andernfalls erscheint ein entsprechende Fehlermeldung:
Um die Stammdaten des Dialogs Gesellschaft trotzdem zu ändern, müssen folglich die bereits geschlossenen Meilensteine zurückgesetzt werden.
Zurücksetzen von Meilensteinen wegen Stammdatenänderung im Dialog Länder
Die Änderung von Daten (z.B. Steuersätzen) im Dialog Länder betrifft grundsätzlich alle Gesellschaften, die dem entsprechenden Land zugeordnet sind. Falls zugeordnete Gesellschaften bereits den Meilensteinstatus erledigt angenommen haben, werden nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage die Meilensteine auf in Arbeit zurückgesetzt.
Bewegungsdaten kopieren
Die Option Bewegungsdaten kopieren befindet sich auf der rechten Seite des Dialogs Status.
Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Daten kopieren.
Einzelgesellschaft drucken
Die Option Einzelgesellschaft drucken befindet sich auf der rechten Seite des Dialogs Status. Nach einem Klick auf den Button wird ein neues Dialogfenster eingeblendet und der Anwender kann die zu druckenden Dialoge auswählen.
Die Druckausgabe erfolgt in einer neuen Registerkarte des Webbrowsers. Anschließend kann diese Ansicht beispielsweise im PDF-Format gespeichert oder ausgedruckt werden. Bitte beachten Sie, dass die Druckfunktion des Browsers genutzt wird und das GTC nur bedingt Einfluss auf das Layout nehmen kann.