Über den Dialog [Meldung versenden] erfolgt nach Meldungserstellung und erfolgreicher Bearbeitung aller Abstimmungen die elektronische Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt. Aus diesem Grund ist dieser Dialog nur für Standalone-Gesellschaften sowie Organträger verfügbar.
Es gibt je nach Land und Freischaltung von Modulen drei verschiedene Automatisierungsstufen beim Versand der Meldung:
Je nach Meldeland werden nicht nur Daten aus der Meldung übertragen, sondern auch einige Stammdaten. In Deutschland zum Beispiel ist es zwingend erforderlich, dass die Steuernummer, Finanzamtsnummer, die Adresse und der Bearbeiter (inkl. Telefonnummer und E-Mail-Adresse) der Gesellschaft in den Stammdaten hinterlegt sind. Ohne diese Angaben kann keine elektronische Versendung erfolgen. Betroffene Stammdaten in anderen Ländern können dem Abschnitt Besonderheiten Ausland entnommen werden. |
Im oberen Bereich des Dialogs gibt es zunächst Detailinformationen zur anstehenden Meldung, sowie eine Dokumentenablage, die im Prozess der Meldungserstellung gefüllt wird. Anschließend gibt es je nach Automatisierung und Land unterschiedliche Schritte, die im Dialog [Meldung versenden] durchgeführt werden.
Dieser Schritt ist jederzeit verfügbar, egal wie der Stand der Meldung ist.
Hierüber kann die Meldung als PDF exportiert werden. Für die deutsche Meldung besteht zudem die Möglichkeit, die Meldung als Excel-Datei zu exportieren. In Deutschland und Österreich kann außerdem kann die XML-Datei heruntergeladen werden, die auch beim Versand der Meldung ans Finanzamt verwendet wird. Diese dient zur Unterstützung einer Fehleranalyse für den Fall, dass eine Versendung nicht durchführbar sein sollte.
Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn das jeweilige Finanzamt eine Schnittstelle für einen Testversand bereitstellt. Dies ist für Deutschland und Österreich der Fall. Dieser Schritt ist erst freigeschaltet, wenn die Meldung geschlossen ist. Je nach Land gibt es hier bis zu 3 Funktionen:
Die unter Produktivversand angebotenen Optionen sind die gleichen wie beim Testversand nur für den Produktivfall.
Wie im Testversand bietet sich hier für Deutschland ebenfalls dieselbe Funktion [Prüfe Steuerfall] an.
Bei der Versendung im Echtfall wird die XML-Datei mit der im VAT@GTC hinterlegten Authentifizierung versendet. Diese ist je nach Land unterschiedlich. Die Protokolldateien, die von der Steuerverwaltung übermittelt werden, werden in das VAT@GTC übertragen und in der Datenbank gespeichert. Das Protokoll kann anschließend aus der Dokumentenablage heruntergeladen werden. Beim Ausführen des Echtfalls, wird der Meilenstein dieser Periode für die Gesellschaft auf versendet gesetzt, so dass eine Öffnung der Meldung nicht mehr möglich ist. Änderungen der Meldedaten können nur noch über Korrekturen durchgeführt werden.
So wie in Ländern mit direkter Schnittstelle gibt es auch bei allen Ländern mit XML-Download Funktion diesen Schritt. Die XML Datei kann hier zur Prüfung heruntergeladen werden.
Unter diesem Schritt wird ebenfalls der Download der XML angeboten. Allerdings wird nur beim Download in diesem Schritt der Status der Meldung verändert. Der Meilenstein wird dabei auf "in Versendung" (Grün-blauer Meilenstein) gesetzt. Zum Zeitpunkt des Downloads der XML-Datei wird der Meilenstein nicht auf versendet gesetzt, weil nicht davon ausgegangen werden kann, dass diese Datei beim Finanzamt eingegangen ist.
Da es beim Download der XML-Datei keine Info gibt, ob die Datei beim Finanzamt eingegangen ist, kann dieser Schritt manuell nachgepflegt werden. Mit dieser Funktion wird der Status der Meldung auf versendet (Blauer Meilenstein) gesetzt. Erst, wenn eine Meldung als versendet gilt, kann auch eine Korrektur angelegt werden. Es handelt sich also um einen notwendigen Schritt.
Für den Fall, das weder die Funktion zum direkten Versand, noch die XML-Download Funktion für ein Land vorhanden bzw. aktiviert wurde, können in diesem Dialog trotzdem die grundsätzlich gleichen Schritte wie beim Download einer XML-Datei angewendet werden. Der Unterschied zu Ländern mit XML-Funktion besteht darin, dass diese Formulare jeweils nur als PDF-Ansicht heruntergeladen werden können. Insbesondere die Schritte 2 (Export der Meldung zum Versand) und 3 (Meldung als versendet markieren) sind aber auch hier vorhanden und wichtig, damit die Statusänderung der Gesellschaft dokumentiert und nachvollzogen werden kann.
Unabhängig vom Automatisierungsgrad bei der Versendung, können immer auch weitere Funktionen über den Dialog [Einstellungen → Länder] pro Land konfiguriert werden.
Wenn der Review vor, bzw. nach der Versendung konfiguriert sind, können diese nicht nur im Dialog Monatsübersicht, sondern auch im Dialog Meldung versenden durchgeführt werden.
Wenn der Review vor Versendung konfiguriert ist, dann ist dieser Schritt vor dem Schritt [Export der Meldung zum Versand] bzw. [Meldung über Webservice versenden (Produktivversand)] eingeordnet und muss abgehakt sein, damit der folgende Schritt durchgeführt werden kann.
Der Review nach Versendung kann nur gesetzt werden, nachdem eine Meldung als versendet gilt und ist daher nach [Meldung als versendet markieren] bzw. [Meldung über Webservice versenden (Produktivversand)] eingeordnet.
Im Vergleich zum Dialog Monatsübersicht gibt es im Dialog Meldung versenden noch eine weitere Review-Funktion, die allerdings zusätzlich konfiguriert werden muss. Es gibt für beide Review-Varianten die Möglichkeit, den Review durch einen Upload eines Dokuments zu dokumentieren.
Wurden die Meldedaten erfolgreich übermittelt und die Steuer an das Finanzamt abgeführt, kann ein Zahlungsbeleg hinterlegt werden. Damit kann die Meldung den Status bezahlt erhalten. Um die Funktion des Zahlungsbelegs nutzen zu können, muss dies in den Einstellungen des Landes freigeschaltet werden. Wenn dieser Schritt konfiguriert ist, ist dies der letzte Schritt im Dialog Meldung versenden.