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| Table of Contents |
|---|
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Auf der Startseite des Rollendialogs sind alle angelegten Rollen mit ihren Berechtigungsobjekten aufgelistet. Welche Funktionen dieser Dialog bietet, wird nachfolgend beschrieben.
Anlegen der Rollen
Da das VAT@GTC i. d. R. durch mehrere Personen genutzt wird, ist es wichtig, jedem Benutzer die für ihn relevanten Funktionen und Rechte zuzuordnen. Die Entscheidung, welche Funktionen ein Benutzer verwenden kann, erfolgt über die Zuordnung der Berechtigungsobjekte.
Um Rollen anzulegen, bedarf es vorab einer Klärung, welche Rollen im Unternehmen benötigt werden, z. B. ob es eine Review-Rolle oder einen Superuser geben soll. Die Definition der Rollen erfolgt i. d. R. im Projektverlauf.
Beim [Anlegen] einer Rolle erscheint eine neue Eingabemaske, in welcher der Name der Rolle festgelegt und über [Speichern] bestätigt wird. Die Rollen-ID wird als fortlaufende Nummer automatisch vom VAT@GTC vergeben. Nach dem Speichern erscheint eine weitere Eingabemaske, in der eine Auswahl der einzelnen Berechtigungen über [Objekt-Wert] zu erfolgen hat.
Zusätzlich steht bei dem Anlegen einer Rolle die Funktion [Kopie auf Basis von] zur Verfügung. Mit dieser Funktion kann eine bestehende Rolle als Vorlage für die Berechtigungen für eine andere Rolle ausgewählt werden.
| Tip | ||
|---|---|---|
| ||
 Wenn nahezu alle Objektwerte Ausgewählt werden müssen, kann der Objekt-Wert "All objects-Read" und "All objects-Edit" ausgewählt werden. Die Filterfunktion kann für weitere Auswahlwerte dienen. |
Ein Objekt entspricht bestimmten Funktionalitäten bzw. Dialogen, wie bspw. Länder, Perioden und Rollen. Der Wert hingegen stellt eine Berechtigungsart dar, die im VAT@GTC durch die folgenden zwei Werte gekennzeichnet ist:
- Read: Die entsprechenden Datensätze sind für die ausgewählten Objekte einsehbar.
- Edit: Die entsprechenden Datensätze können für die ausgewählten Objekte angelegt, geändert, gelöscht und wiederhergestellt werden.
Nachdem die Objektwerte definiert wurden, ist es wichtig, über [Anlegen] die Rolle einzufügen. Die angelegten Rollen erscheinen im Anschluss unterhalb der Eingabezeile. Wenn alle Rollen angelegt worden sind, muss eine Bestätigung über [Speichern] erfolgen.
Bearbeiten, Anzeigen und Löschen einer Rolle
Die Bearbeitungsfunktion ermöglicht Änderungen bei bestehenden Rollen. Die bereits festgelegten Objektwerte werden tabellarisch angezeigt. Neue Objektwerte können wie gewohnt über die Dropdown-Liste über [Anlegen] hinzugefügt werden. Auch das [Löschen] einzelner Werte ist an dieser Stelle möglich. Anschließend müssen die Änderungen über [Speichern] bestätigt werden.
Die [Anzeigefunktion] gibt eine detaillierte Darstellung der einzelnen Rollen wieder. Änderungen sind hierüber jedoch nicht möglich.
Wird im Hauptdialog [Löschen] ausgewählt, erscheint eine neue Seite, welche erneut die Detailansicht der Rolle auflistet. Hier kann nochmal entschieden werden, ob die Rolle tatsächlich gelöscht werden soll.
Das [Löschen] in der Detailansicht löst eine Archivierung der Rolle aus. Über die Anzeigefunktion können alle archivierten Rollen wieder angezeigt werden.
| Tip | ||
|---|---|---|
| ||
| Eine Rolle kann erst dann gelöscht werden, wenn diese Rolle bei keinem Benutzer mehr hinterlegt ist. |
Die zuvor gelöschten Rollen können über [Wiederherstellung] reaktiviert werden und erscheinen daraufhin in der Anzeigefunktion bei aktiven Rollen.
Objekt-Werte im Einzelnen
In der nachfolgenden Übersicht werden die verschiedenen Objektwerte dargestellt und beschrieben.
System
| Objekt | Beschreibung |
All objects | Gewährt Schreibe-/ Leserechte auf alle Funktionen und Dialoge. |
System Administrator | Gewährt Schreibe-/ Leserechte auf den Administrationsdialog im Stammdaten-Bereich und den Aktivierungsdialog. |
| UsersCredentials | Gewährt Schreibe-/ Leserechte auf die von einzelnen Nutzern hinterlegten Zugängen im Dialog Zugangsdaten. |
Umsatzsteuer
Objekt | Beschreibung |
VAT: Transaction Data | Gewährt Schreibe-/ Leserechte auf den Umsatzsteuer-Bereich. |
VAT: Declaration | Gewährt Schreibe-/ Leserechte auf den Meldungsdialog im Umsatzsteuer-Bereich. |
VAT: Elster | Gewährt das Recht, einen produktiven und test-Elster Versand durchzuführen. (nur Edit sinnvoll) |
VAT: Elster Test | Gewährt das Recht, einen test-Elster Versand durchzuführen. (nur Edit sinnvoll) |
VAT: Import | Gewährt Schreibe-/ Leserechte auf den Import Dialog im Umsatzsteuer-Bereich. |
VAT: Month Overview | Gewährt Schreibe-/ Leserechte auf den Monatsstatus Dialog im Umsatzsteuer-Bereich. |
VAT: Reconciliation | Gewährt Schreibe-/ Leserechte auf den Abstimmungen Dialog im Umsatzsteuer-Bereich. |
VAT: Report Dialog | Gewährt Schreibe-/ Leserechte auf den Report Dialog im Umsatzsteuer-Bereich. |
VAT: Reset Send Error | Gewährt das Recht, eine Meldung zurückzusetzen, die mit Fehlern über den Webservice versendet wurde im Umsatzsteuer-Bereich. (nur Edit sinnvoll) |
VAT: Resubmission | Gewährt Schreibe-/ Leserechte auf den Wiedervorlagen Dialog im Umsatzsteuer-Bereich. |
VAT: Resubmission Admin | Berechtigt den Benutzer dazu, alle offenen Wiedervorlagen per Knopfdruck zu schließen. |
VAT: Review Reset | Gewährt das Recht, eine Meldung zurückzusetzen, die mit Fehlern über den Webservice versendet wurde im Umsatzsteuer-Bereich. (nur Edit sinnvoll) |
VAT: Review Status Change | Gewährt das Recht, einen bereits durchgeführten Review im Umsatzsteuer-Bereich zurückzusetzen. (nur Edit sinnvoll) |
VAT: Send Declaration | Gewährt Schreibe-/ Leserechte auf dem Versende-Dialog im Umsatzsteuer-Bereich. |
VAT: Special Payment | Gewährt Schreibe-/ Leserechte auf die Sondervorauszahlungsdialoge im Umsatzsteuer-Bereich. |
VAT: Year Overview | Gewährt Schreibe-/ Leserechte auf den Jahresstatus Dialog im Umsatzsteuer-Bereich. |
Stammdaten
| Objekt | Beschreibung |
Master Data: Companies | Gewährt Schreibe-/ Leserechte auf den Gesellschaften Dialog im Stammdaten-Bereich. |
Master Data: Countries | Gewährt Leserechte auf den Länder Dialog im Stammdaten-Bereich. (auch wenn hier Edit vergeben wird) |
Master Data: Import | Gewährt Schreibe-/ Leserechte auf den Import Dialog im Stammdaten-Bereich. |
Master Data: Periods | Gewährt Schreibe-/ Leserechte auf den Perioden Dialog im Stammdaten-Bereich. |
Master Data: Reconciliation | Gewährt Schreibe-/ Leserechte auf den Abstimmungen Dialog im Stammdaten-Bereich. |
Master Data: Recon Defaults | Gewährt Schreibe-/ Leserechte auf den Dialog zum Setzen der Abstimmungsstandards im Stammdaten-Bereich. |
Master Data: Roles | Gewährt Schreibe-/ Leserechte auf den Rollen Dialog im Stammdaten-Bereich. |
Master Data: Taxcodes | Gewährt Schreibe-/ Leserechte auf den Steuerkennzeichen Dialog im Stammdaten-Bereich. |
Master Data: User Auth | Gewährt das Recht, einem Benutzer Rechte zuzuweisen. (nur Edit sinnvoll) |
Master Data: Users Password | Gewährt das Recht das Passwort eines Benutzers zu setzen oder zu ändern. (nur Edit sinnvoll) |
Master Data: Users | Gewährt Schreibe-/ Leserechte auf den Benutzer Dialog im Stammdaten-Bereich. |
Zusammenfassende Meldung
| Objekt | Beschreibung |
ESL: European Sales List | Gewährt Schreibe-/ Leserechte auf den ZM Bereich. |
ESL: Admin | Gewährt die Berechtigung, eine Zeile aus der ZM zu entfernen. |
ESL: Import | Gewährt Schreibe-/ Leserechte auf den Import Dialog im ZM-Bereich. |
ESL: Month Overwiew | Gewährt Schreibe-/ Leserechte auf den Monatsstatus Dialog im ZM-Bereich. |
ESL: Reconciliation | Gewährt Schreibe-/ Leserechte auf den Abstimmungen Dialog im ZM-Bereich. |
ESL: Reset Send Error | Gewährt das Recht, eine Meldung zurückzusetzen, die mit Fehlern über den Webservice versendet wurde im ZM-Bereich. (nur Edit sinnvoll) |
ESL: Review Reset | Gewährt das Recht, einen bereits durchgeführten Review im ZM-Bereich zurückzusetzen. (nur Edit sinnvoll!) |
ESL: Review Status Change | Gewährt das Recht, den Status des Reviews im ZM-Bereich zu ändern. (nur Edit sinnvoll) |
ESL: Send Declaration | Gewährt Schreibe-/ Leserechte auf dem Versende- Dialog im ZM-Bereich. |
ESL: Year Overview | Gewährt Schreibe-/ Leserechte auf den Jahresstatus Dialog im ZM-Bereich. |
Vat Id Check | Gewährt Schreibe-/ Leserechte auf den USt ID – Prüfungsbereich. |
VAT-Audit
Die verbleibenden Rollenobjekte, insbesondere die mit dem Präfix "Lil:", beschreiben die Rollen für den VAT-Audit Bereich. Die VAT-Audit Rollenobjekte werden hier Beschrieben:
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Roles
| Table of Contents |
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The overview page in the [Roles] dialogue contains a list of all created roles with their authorisation objects. The functions offered in this dialogue are described below.
Create Roles
Since the VAT@GTC is generally used by several people, it is important to give relevant permissions and functions to each individual user. The assignment of the authorisation objects is used to determine which functions a user is allowed to use.
Before creating roles, it is necessary to define which roles are required, for example if a reviewer role or a superuser role is required. The roles are usually defined during the implementation project.
Click on the [Create] button, and a new entry mask appears where a new role name can be entered and then confirmed by use of the [Save] button. The role ID is assigned automatically by the VAT@GTC as a sequential number. After saving the role, another entry mask appears which requires the selection of the individual authoristations by defining an object value.
When creating a role, the [Copy based on] function is also available. This function can be used to select an existing role as a template for authorisations for another role.
| Tip | ||
|---|---|---|
| ||
If almost all objects have to be selected, use the [Check all] option and then deselect the unrequested objects. |
An object corresponds to certain functionalities or dialogues, for example, countries, periods, roles etc. in VAT@GTC. The value represents one of the authorisation types, displayed as follows in the VAT@GTC:
Read: The corresponding data sets are visible for selected objects.
- Edit: The corresponding data sets can be created, changed, deleted and restored for selected objects.
After defining the object values, it is important to add the roles by use of the [Create] button. The created roles are then shown below to the input line. When all roles are added, confirm the process with [Save].
Edit, view and delete a role
The [edit function] allows to change already existing roles. The selected object values are displayed in a tabular form. New object values can be selected from the dropdown list and added by clicking on the [Create] button. [Delete] of individual values is also possible here. It is not possible to change the selected [Cascading] option. To select or deselect cascading for one of the object values, delete the value and then create it again selecting the required cascading option. After that save the changes with [Save].
The [View] function provides a detailed overview of individual roles. However, this function does not allow applying changes to the selected role.
When clicking on the [Delete] button in the main dialogue, a new page with the detail view of the selected role opens where it can be decided whether the role should actually be deleted.
Deleted roles will be archived. Select [Archived data] in the display function to view all archived roles.
| Tip | ||
|---|---|---|
| ||
A role can be deleted only if it is not assigned to any user. |
The previously deleted roles can be restored using the [Restore
] button. Afterwards they appear in the roles overview as active roles.
Object values in detail
All possible combinations of objects and values are described below.
System
...
VAT
...
Object
...
VAT: Transaction Data
...
Allows access to the VAT area.
...
VAT: Declaration
...
Allows reading or editing the declaration in the [VAT return] and [VAT group return] dialogues.
...
VAT: Elster
...
Is required in addition to the VAT Send Declaration to submit the declaration via the ELSTER interface. The ELSTER certificate is attached. (only edit useful)
...
VAT: Elster Test
...
Allows test sending via the ELSTER interface. (only edit useful)
...
VAT: Import
...
Allows reading or editing the imported data sets in the [Import] dialogue.
...
VAT: Month Overview
...
Allows reading and editing in the [Monthly Status] of the [VAT] area.
...
VAT: Open close Declaration
...
This authorisation object allows to open and close the VAT returns. (only edit useful)
...
VAT: Reconciliation
...
Allows reading and editing the reconciliations in the [Reconciliations] dialogue of the [VAT] area.
...
VAT: Report Dialogue
...
Allows selecting and viewing individual reports in the [Report] dialogue of the [VAT] area.
...
VAT: Reset Send Error
...
Allows setting the status of the failed VAT submission back from ‘closed’ status to open and edit the declaration again. Without this authorisation, the VAT cannot be opened, it can only be submitted again. (only edit useful)
...
VAT: Resubmission
...
Allows reading or editing the entries in the [Resubmission] dialogue.
...
VAT: Resubmission Admin
...
Grants permissions for the [Resubmission] dialogue that allow setting all relevant changes to ‘not to book’ or ‘not yet booked’ as well as closing all resubmissions.
...
VAT: Review Reset
...
Allows to remove the review checkmarks in [VAT].
...
VAT: Review Status Change
...
Allows the user to view read or edit the review status. (only edit useful)
...
VAT: Send Declaration
...
Allows submitting or saving as an Excel sheet the monthly/quarterly VAT declaration in the [Send VAT return] dialogue of the VAT area.
...
VAT: Special Payment
...
Allows access to the [Special Prepayment] dialogue of the VAT area and allows editing its data. A special prepayment period must be selected.
...
VAT: Year Overview
...
Allows reading and editing in the [Yearly Status] of the [VAT] area.
Master data
...
Master Data: Companies
...
Allows reading or editing the data of the [Company] dialogues in the Master data area.
...
Master Data: Countries
...
Allows reading or editing the data of the [Countries] dialogues in the Master data area.
...
Master Data: Import
...
Allows import of master data in the [Company] dialogue.
...
Master Data: Periods
...
Allows reading or editing the data of the [Periods] dialogue in the Master data area.
...
Master Data: Reconciliation
...
Allows reading or editing the reconciliations in the [Reconciliations] dialogue of the Master data area.
...
Master Data: Recon Defaults
...
Allows reading or editing the reconciliations for all companies in the [Reconciliations] dialogue of the Master data area.
...
Master Data: Roles
...
Allows reading or editing the data of the [Roles] dialogue in the Master data area.
...
Master Data: Taxcodes
...
Allows reading or editing the data of the [Taxcode] dialogue in the Master data area.
...
Master Data: User Auth
...
Allows to assign roles and permissions to user. (only edit useful)
...
Master Data: Users Password
...
Allows the user to reset the existing password in the [User] dialogue in the Master data area.
...
Master Data: Users
...
Allows reading or editing the data of the [User] dialogue in the Master data area.
ESL
...
ESL: European Sales List
...
Allows reading and editing the [ESL] dialogue.
...
ESL: Admin
...
Allows deleting data rows in the ESL dialogue.
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ESL: Import
...
Allows reading and editing imported data sets in the [ESL] dialogue.
...
ESL: Month Overwiew
...
Allows reading and editing in the [Monthly Status] of the [ESL] area.
...
ESL: Reconciliation
...
Allows reading and editing the reconciliations in the [Reconciliations] dialogue of the [ESL] area. (only edit useful)
...
ESL: Reset Send Error
...
Allows setting the status of the failed ESL submission back from ‘closed’ status to open and edit the declaration again. Without this authorisation, the ESL cannot be opened, it can only be submitted again. (only edit useful)
...
ESL: Review Reset
...
Allows to remove the review checkmarks in [ESL]. (only edit useful)
...
ESL: Review Status Change
...
Allows the user to view [read] or edit the review status.
...
ESL: Send Declaration
...
Allows submitting or saving as an Excel sheet the monthly/quarterly ESL declaration in the [Send ESL] dialogue of the ESL area.
...
ESL: Year Overview
...
Allows reading and editing in the [Yearly Status] of the [ESL] area.
...
Vat Id check
...
Allows reading or editing the VAT Id review area.
VAT-Audit
The remaining role objects, especially those with the prefix "Lil:", describe the roles for the VAT audit area. The VAT audit role objects are described here: Start VAT-Audit.
| Table of Contents |
|---|
The overview page in the [Roles] dialogue contains a list of all created roles with their authorisation objects. The functions offered in this dialogue are described below.
Create Roles
Since the VAT@GTC is generally used by several people, it is important to give relevant permissions and functions to each individual user. The assignment of the authorisation objects is used to determine which functions a user is allowed to use.
Before creating roles, it is necessary to define which roles are required, for example if a reviewer role or a superuser role is required. The roles are usually defined during the implementation project.
Click on the [Create] button, and a new entry mask appears where a new role name can be entered and then confirmed by use of the [Save] button. The role ID is assigned automatically by the VAT@GTC as a sequential number. After saving the role, another entry mask appears which requires the selection of the individual authoristations by defining an object value.
When creating a role, the [Copy based on] function is also available. This function can be used to select an existing role as a template for authorisations for another role.
| Tip | ||
|---|---|---|
| ||
If almost all objects have to be selected, use the [Check all] option and then deselect the unrequested objects. |
An object corresponds to certain functionalities or dialogues, for example, countries, periods, roles etc. in VAT@GTC. The value represents one of the authorisation types, displayed as follows in the VAT@GTC:
Read: The corresponding data sets are visible for selected objects.
- Edit: The corresponding data sets can be created, changed, deleted and restored for selected objects.
After defining the object values, it is important to add the roles by use of the [Create] button. The created roles are then shown below to the input line. When all roles are added, confirm the process with [Save].
Edit, view and delete a role
The [edit function] allows to change already existing roles. The selected object values are displayed in a tabular form. New object values can be selected from the dropdown list and added by clicking on the [Create] button. [Delete] of individual values is also possible here. It is not possible to change the selected [Cascading] option. To select or deselect cascading for one of the object values, delete the value and then create it again selecting the required cascading option. After that save the changes with [Save].
The [View] function provides a detailed overview of individual roles. However, this function does not allow applying changes to the selected role.
When clicking on the [Delete] button in the main dialogue, a new page with the detail view of the selected role opens where it can be decided whether the role should actually be deleted.
Deleted roles will be archived. Select [Archived data] in the display function to view all archived roles.
| Tip | ||
|---|---|---|
| ||
A role can be deleted only if it is not assigned to any user. |
The previously deleted roles can be restored using the [Restore] button. Afterwards they appear in the roles overview as active roles.
Object values in detail
All possible combinations of objects and values are described below.
System
...
VAT
...
Object
...
VAT: Transaction Data
...
Allows access to the VAT area.
...
VAT: Declaration
...
Allows reading or editing the declaration in the [VAT return] and [VAT group return] dialogues.
...
VAT: Elster
...
Is required in addition to the VAT Send Declaration to submit the declaration via the ELSTER interface. The ELSTER certificate is attached. (only edit useful)
...
VAT: Elster Test
...
Allows test sending via the ELSTER interface. (only edit useful)
...
VAT: Import
...
Allows reading or editing the imported data sets in the [Import] dialogue.
...
VAT: Month Overview
...
Allows reading and editing in the [Monthly Status] of the [VAT] area.
...
VAT: Open close Declaration
...
This authorisation object allows to open and close the VAT returns. (only edit useful)
...
VAT: Reconciliation
...
Allows reading and editing the reconciliations in the [Reconciliations] dialogue of the [VAT] area.
...
VAT: Report Dialogue
...
Allows selecting and viewing individual reports in the [Report] dialogue of the [VAT] area.
...
VAT: Reset Send Error
...
Allows setting the status of the failed VAT submission back from ‘closed’ status to open and edit the declaration again. Without this authorisation, the VAT cannot be opened, it can only be submitted again. (only edit useful)
...
VAT: Resubmission
...
Allows reading or editing the entries in the [Resubmission] dialogue.
...
VAT: Resubmission Admin
...
Grants permissions for the [Resubmission] dialogue that allow setting all relevant changes to ‘not to book’ or ‘not yet booked’ as well as closing all resubmissions.
...
VAT: Review Reset
...
Allows to remove the review checkmarks in [VAT].
...
VAT: Review Status Change
...
Allows the user to view read or edit the review status. (only edit useful)
...
VAT: Send Declaration
...
Allows submitting or saving as an Excel sheet the monthly/quarterly VAT declaration in the [Send VAT return] dialogue of the VAT area.
...
VAT: Special Payment
...
Allows access to the [Special Prepayment] dialogue of the VAT area and allows editing its data. A special prepayment period must be selected.
...
VAT: Year Overview
...
Allows reading and editing in the [Yearly Status] of the [VAT] area.
Master data
...
Master Data: Companies
...
Allows reading or editing the data of the [Company] dialogues in the Master data area.
...
Master Data: Countries
...
Allows reading or editing the data of the [Countries] dialogues in the Master data area.
...
Master Data: Import
...
Allows import of master data in the [Company] dialogue.
...
Master Data: Periods
...
Allows reading or editing the data of the [Periods] dialogue in the Master data area.
...
Master Data: Reconciliation
...
Allows reading or editing the reconciliations in the [Reconciliations] dialogue of the Master data area.
...
Master Data: Recon Defaults
...
Allows reading or editing the reconciliations for all companies in the [Reconciliations] dialogue of the Master data area.
...
Master Data: Roles
...
Allows reading or editing the data of the [Roles] dialogue in the Master data area.
...
Master Data: Taxcodes
...
Allows reading or editing the data of the [Taxcode] dialogue in the Master data area.
...
Master Data: User Auth
...
Allows to assign roles and permissions to user. (only edit useful)
...
Master Data: Users Password
...
Allows the user to reset the existing password in the [User] dialogue in the Master data area.
...
Master Data: Users
...
Allows reading or editing the data of the [User] dialogue in the Master data area.
ESL
...
ESL: European Sales List
...
Allows reading and editing the [ESL] dialogue.
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ESL: Admin
...
Allows deleting data rows in the ESL dialogue.
...
ESL: Import
...
Allows reading and editing imported data sets in the [ESL] dialogue.
...
ESL: Month Overwiew
...
Allows reading and editing in the [Monthly Status] of the [ESL] area.
...
ESL: Reconciliation
...
Allows reading and editing the reconciliations in the [Reconciliations] dialogue of the [ESL] area. (only edit useful)
...
ESL: Reset Send Error
...
Allows setting the status of the failed ESL submission back from ‘closed’ status to open and edit the declaration again. Without this authorisation, the ESL cannot be opened, it can only be submitted again. (only edit useful)
...
ESL: Review Reset
...
Allows to remove the review checkmarks in [ESL]. (only edit useful)
...
ESL: Review Status Change
...
Allows the user to view [read] or edit the review status.
...
ESL: Send Declaration
...
Allows submitting or saving as an Excel sheet the monthly/quarterly ESL declaration in the [Send ESL] dialogue of the ESL area.
...
ESL: Year Overview
...
Allows reading and editing in the [Yearly Status] of the [ESL] area.
...
Vat Id check
...
Allows reading or editing the VAT Id review area.
VAT-Audit
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